Organisaation tulisi valita viestinnän työkalut sen tarpeiden ja tavoitteiden perusteella. Valinta riippuu monista tekijöistä, kuten organisaation koosta, toimialasta, tiimityön vaatimuksista sekä budjetista. Tässä muutamia viestintätyökaluja, jotka hyödyttävät lähes kaikkia organisaatioita:

• Tiedotejakelupalvelu – Tiedottaminen auttaa kertomaan lehdistölle tärkeästä uutisaiheesta, tapahtumasta, tuotteesta, palvelusta tai muusta asiasta, joka voi olla joko suuren yleisön tai pienemmän joukon kiinnostuksen kohteena. Lehdistötiedote kannattaa lähettää siihen tarkoitetulla ohjelmistolla ja julkaista myös tiedotejakeluportaalissa, kuten ePressissä.
• Mediaseurantatyökalu – Mediaseuranta on erittäin tärkeää organisaatioille ja yksityishenkilöille, jotka haluavat pysyä ajan tasalla siitä, mitä heistä tai heidän kiinnostuksen kohteistaan puhutaan julkisesti mediassa. Mediaseurantaan on suotavaa olla siihen kehitetty työkalu, jotta seuranta on vaivatonta ja tarjoaa juuri oikeaa informaatiota seurantoja tekevälle.
• Sähköpostimarkkinointityökalu – Sähköpostimarkkinointi on tuloksellinen ja kustannustehokas digimarkkinoinnin muoto, joka mahdollistaa viestien kohdennuksen ja personoinnin oikeille kohderyhmille sekä tavoittaa mittavan määrän vastaanottajia haluttuna ajankohtana. Sähköpostimarkkinointityökalua voi hyvin käyttää myös uutiskirjeiden lähettämiseen eri sidosryhmille, kuten henkilöstölle, osakkaille tai järjestön jäsenille.
• Sisäinen verkkosivusto tai intranet: Intranet on organisaation sisäinen portaali, jossa jaetaan tärkeitä tietoja, dokumentteja ja resursseja.

Organisaation tai yksityishenkilön vaikutus mediassa voi olla merkittävä, ja se voi olla tehokas tapa viestiä, rakentaa mainetta ja saavuttaa tavoitteita.

• Tiedottaminen: Laadi ja julkaise säännöllisesti lehdistötiedotteita tärkeistä tapahtumista, saavutuksista ja tiedotteista. Näitä tiedotteita toimittajat voivat käyttää uutislähteenä.
• Mediaseuranta: Käytä mediaseurantatyökalua kartoittamaan julkisuuskuvasi nykytilaa, paikkaasi kilpailijoihin tai verrokkiorganisaatioihin nähden sekä toimialan tilannetta ja trendejä. Sinun organisaatiollesi räätälöity media-analyysi antaa arvokasta tietoa, jonka perusteella voit tehdä entistä parempia ja tehokkaampia viestintätoimenpiteitä.
• Mediasuhteet: Rakenna suhteita toimittajiin ja medialähteisiin. Ota yhteyttä lehdistöön, järjestä tiedotustilaisuuksia ja tarjoa asiantuntijaesiintymisiä. Lehdistötiedotejakelupalvelu LianaPressin statistiikasta näet esimerkiksi tiedotteitasi useimman avanneet toimittajat. Heissä voisi olla ainesta luottotoimittajaksesi. Tällä tavoin voit varmistaa, että organisaatiosi tai näkemyksesi saa mediahuomiota.
• Sosiaalinen media: Ole aktiivinen sosiaalisessa mediassa ja jaa sisältöä, joka on relevanttia organisaatiollesi tai aiheillesi. Seuraa sosiaalista mediaa seurantatyökalulla, jotta tiedät, missä ja millaisissa yhteyksissä sinut mainitaan.
• Kriisiviestintä: Jos organisaatio joutuu kriisiin, ole valmis viestimään tehokkaasti mediassa. Laadi kriisiviestintäsuunnitelma ja pidä tiedotusvälineet ajan tasalla tilanteesta.
• Yhteistyö muiden vaikuttajien kanssa: Tee yhteistyötä muiden vaikuttajien, organisaatioiden ja asiantuntijoiden kanssa, jotta voitte yhdessä tuoda esiin tärkeitä aiheita ja näkemyksiä.
• Seuraa ja analysoi tuloksia: Seuraa mediamainintojasi ja niiden vaikutusta. Analysoi, miten viestisi leviää ja mitä reaktioita se saa. Näin voit oppia ja parantaa viestintästrategiaasi.