Lehdistötiedotteen lähettäminen on erinomainen keino kertoa organisaatiosi ajankohtaisista asioista. Tiedotteella voi esimerkiksi kertoa uuden tuotteen julkaisusta, ilmoittaa uuden yrityksen saapumisesta markkinoille tai ottaa kantaa johonkin ajankohtaiseen asiaan.
Jotta tiedotteesi saavuttaa ansaitsemansa huomion, tulee sen muotoilun eteen nähdä vaivaa. Luo tiedotteellesi houkutteleva otsikko, tiivistävä ingressi, kattava leipäteksti ja ajan tasalla oleva yhteenveto yrityksestäsi. Muista myös kuvat, sitaatit, statistiikat sekä tietysti yhteystiedot toimittajien yhteydenottoja varten.
Jos sinulla on koossa kaikki tarvittava materiaali näitä osioita varten, mutta et ole varma kuinka paketoida kokonaisuus valmiiksi tiedotteeksi, olet saapunut oikeaan paikkaan. Jatka lukemista ja opit, kuinka kirjoittaa hyvä lehdistötiedote!
Mitä aihetta tiedotteen pitää koskea?
Lehdistötiedotteen lähettäminen kuuluu kaikille! Tiedotteita voivat julkaista aivan kaikenlaiset toimijat: pienyritykset, suuret yhtiöt, järjestöt, yhdistykset, kunnat tai kaupungit. Kirjoittajasta riippuen tiedotteen aiheet voivat koskea hyvinkin erilaisia aiheita, kuten:
- Uuden tuotteen tai palvelun julkaisua
- Tapahtuman järjestämistä
- Kilpailuun osallistumista ja tulosraportointia
- Uutta kumppanuutta
- Ilmoitusta yrityskaupasta tai fuusioitumisesta
- Yrityksen uudelleenbrändäystä
- Yrityksen kriisiviestintää
- Ajankohtaiseen keskusteluaiheeseen reagointia
Me Lianalla julkaisemme aktiivisesti tiedotteita ePressissä sekä omilla verkkosivuillamme. Aiheet vaihtelevat laajasti: olemme julkaisseet tiedotteita muun muassa toteuttamiemme kyselyiden tuloksista, organisaatiomme kasvusta, European Business Awards -kilpailun finaalipaikasta sekä henkilöstömme työmatkapyöräilystä.
Ota selvää, minkä tyyppiset tiedotteet toimivat tehokkaimmin lukemalla artikkelimme Toimittajat kertovat: millainen lehdistötiedote päätyy käyttöön?
Kuinka aloittaa tiedotteen kirjoittaminen?
Kun olet päättänyt, mitä aihetta tiedotteesi koskee, on aika aloittaa varsinainen kirjoittaminen. Parhaiten hyvän tiedotteen rakennetta kuvaa kärjellään seisova, kolmeen osaan jaettu pyramidi:
Herätä lukijan mielenkiinto
Otsikko
Otsikolla on merkittävä rooli tiedotteen onnistumisen kannalta: jos se ei ole tarpeeksi houkutteleva, tiedote voi jäädä kokonaan lukematta. Siksi otsikkoon kannattaa kiinnittää erityistä huomiota.
Onnistunut otsikko on kiinnostava ja napakka. Valitse huolella sanat, jotka kutkuttavat lukijan mielenkiintoa ja houkuttelevat avaamaan tiedotteen. Pyri kuitenkin välttämään klikkiotsikkoja ja liikaa salaperäisyyttä.
Tässä muutamia otsikoita, jotka herättivät meidän huomiomme:
- Ilmatieteen laitos määrittää, miten merilämpöä voi hyödyntää Itämeren rannikolla (Ilmatieteen laitos)
- Lidl taklaa tuotteiden tuotteiden päästöjä kouluttamalla tavarantoimittajia (Lidl Suomi)
- Biolan etujoukoissa vihreässä siirtymässä – suomalainen innovaatio vauhdittaa muutosta (Biolan Oy)
- #LiikettäSuomeen: Olympiakomitea haastaa kansanedustajaehdokkaat edistämään liikuntaa ja urheilua (Suomen Olympiakomitea)
- Suomalaisinnovaatio vie kiinteistöt uuteen aikakauteen (Editor Helsinki Oy)
Ingressi eli aloituskappale
Ingressin tarkoituksena on tutustuttaa lukija aiheeseen. Onnistunut ingressi tiivistää tiedotteen ydinsisällön muutamaan lauseeseen vastaten samalla kysymyksiin “kuka, mitä, missä, milloin ja miksi”.
Kiireinen toimittaja saattaa lukea otsikon lisäksi läpi ainoastaan tiedotteen ingressin, joten sen täytyy olla tiivis mutta informatiivinen.
Jos jatkamme joidenkin edellä mainittujen tiedotteiden lukemista, niiden ingressit näyttävät seuraavanlaisilta:
- “Kaupan suurimmat päästöt tulevat myytävistä tuotteista. Tästä syystä Lidl järjesti tavarantoimittajilleen ilmaisen kolmivaiheisen ilmastokoulutuksen, jonka avulla mukana olleet 35 yritystä voivat tehdä vaikuttavaa ilmastotyötä tulevaisuudessa. Ilmastokoulutus päättyi tammikuussa 2023 ja yritykset jatkavat ilmastotyötä yhdessä Lidlin kanssa.” (Lidl Suomi)
- “Merilämpöpumput ovat yksi mahdollinen menetelmä tuottaa suuria lämpömääriä ilman fossiilisia polttoaineita. Ilmatieteen laitoksen johtamassa tutkimushankkeessa selvitetään merilämpöpumppujen teknis-taloudellisia käyttömahdollisuuksia Itämeren eri alueilla.” (Ilmatieteen laitos)
Syvenny aiheeseen
Leipäteksti
Tiedotteen leipätekstissä eli varsinaisissa sisältökappaleissa syvennytään ingressissä kerrottuihin faktoihin. Näissä kappaleissa tiedotteen aihetta kuvataan laajemmin ja yksityiskohtaisemmin.
Kerro asioista tärkeysjärjestyksessä ja käytä selkeitä sanavalintoja, jotta tiedotteen lukeminen olisi sujuvaa.
Sisältöä tukevien sitaattien ja statistiikan käyttäminen on hyvä tehokeino. Lukujen avulla on helppo vakuuttaa lukija esimerkiksi oman tuotteen tai toiminnan merkittävyydestä. Sitaatit vuorostaan lisäävät tiedotteen luotettavuutta ja kiinnostavuutta varsinkin, jos lausunnon antajana on alan asiantuntija tai organisaation yhteistyökumppani. Sitaattien tarkoituksena ei ole tarjota uutta tietoa aiheesta vaan pikemminkin esitellä jokin mielipide tai lisänäkökulma aiheeseen.
Tiedotteessa ei tarvitse käyttää jäykkää korporaatiokieltä. Tiedotteiden tulvasta voi erottua positiivisesti rohkealla lähestymistavalla sekä lisäämällä sisältöön organisaatiosi linjaa mukailevaa persoonallisuutta.
Loppusilaukset
Organisaation esittely
Tiedotteen lopussa on hyvä esitellä lyhyesti organisaatiosi, tuotteesi tai tiedotteesi avainhenkilöt – olit toimijana kuinka tunnettu tahansa. Pidä esittelyosuus napakkana ja lisää linkki esimerkiksi yrityksesi verkkosivuille tarjotaksesi lisätietoa sitä kaipaaville.
Yhteystiedot
Tiedotteeseen on tärkeää lisätä sellaisen henkilön yhteystiedot, joka pystyy tarjoamaan aiheesta kiinnostuneelle toimittajalle lisää tietoa. Lisää siis tiedotteen loppuun joko yhden tai useamman henkilön yhteystiedot puhelinnumeroineen ja sähköpostiosoitteineen. Varmista, että yhteyshenkilö on tavoitettavissa tiedotteen lähettämisen jälkeen.
Hyvän tiedotteen ideaalipituus on yksi A4-sivu, johon kaikkien tiedotteen elementtien tulisi mahtua – jaarittelulle ei siis ole tilaa. Muista lisätä logosi tiedotteen alkuun, jotta lukija tietää, minkä toimijan mediatiedote on kyseessä.
Lisää otsikon yläpuolelle tiedotteen päivämäärä. Jos kyseessä on embargo-julkaisu (eli tiedotteen sisällön julkaiseminen on sallittua vasta tietyn ajankohdan jälkeen), voit ilmoittaa asiasta tässä yhteydessä.
Laadukkaat, tiedotteen sisältöä täydentävät kuvat ja videot kasvattavat todennäköisyyttä, että tiedote päätyy julkaistuksi. Lisää visuaaliset elementit ja muut lisämateriaalit tiedotteeseen linkkeinä. Näin materiaalien laatu säilyy hyvänä, eikä vastaanottajan postilaatikko tukkeudu.
Lehdistötiedotteen lähettäminen ja mitä sen jälkeen?
Kun mediatiedote on valmis ja oikoluettu läpikotaisin, on aika lähettää se maailmalle. Tiedotteen vastaanottavat toimittajat mahdollisesti julkaisevat sen omissa medioissaan, mutta voit julkaista tiedotteesi myös omassa uutishuoneessasi, verkkosivuillasi ja sosiaalisessa mediassa.
Saatat ajatella, että mitä useammalle toimittajalle lähetät tiedotteesi, sitä todennäköisemmin se julkaistaan. Tämä ei kuitenkaan ole paras mahdollinen lähestymistapa.
Kohdista tiedotteesi juuri nimenomaisesta aiheesta kiinnostuneille toimittajille, jotka ovat alan asiantuntijoita ja tietävät, mistä puhut. Ruoka-alaan erikoistunut toimittaja ei välttämättä innostu moottoriurheilua koskevasta tiedotteesta.
Vaikka tiedotettasi ei julkaistaisi välittömästi, se ei tarkoita, että lehdistötiedotteen lähettäminen olisi turhaa. Toimittajat eivät välttämättä vielä tunne sinua, mutta tiedotteiden kautta organisaatiosi tulee tutuksi ja sisältösi saattaa päätyä ennen pitkää julkaistuksi.
Lehdistötiedotteen rakentamisen muistilista
Nyt on aika kerrata edellä opittua. Käytännössä hyvä lehdistötiedote vastaa kysymyksiin kuka, missä, milloin, miten ja miksi. Tämä ei kuitenkaan aivan riitä, vaan lehdistötiedotteen tulee vielä täyttää seuraavat raamit napatakseen parhaiten halutun kohderyhmän huomio:
- Mielenkiinnon herättävä otsikko
- Informatiivinen ja pääpointit kertova ingressi
- Aihetta tarkemmin avaava leipäteksti
- Napakasti organisaation esittelevä teksti
- Selkeät yhteystiedot kontaktointia varten
Kun edeltävät kohdat täyttyvät ja tiedote on huolella läpi luettu, on lehdistötiedotteesi valmis lähtemään maailmalle.
Etsitkö tehokasta työkalua lehdistötiedotteiden luomiseen ja julkaisemiseen?
Lianan oman tiedotepalvelu ePressin avulla luot menestyksekkäät tiedotteet ja saat yhteyden laajaan toimittajatietokantaan ympäri maailman. ePressin on Suomen suosituin uutisportaali, jonka avulla tavoitat tehokkaasti eri mediat ja organisaatiosi sidosryhmät.
Kiinnostaako tiedottamiseen liittyvä sisältö? Lue lisää blogistamme:
