Hyvän lehdistötiedotteen tunnistaa usein siitä, että se on lähes sellaisenaan julkaisuvalmis. Hyvä tiedote on kirjoitettu ytimekkäästi ja ymmärrettävästi, sen aihe on ajankohtainen ja kiinnostava ja sen ydinsanoma on tuotu selkeästi esille.

Onnistuneessa tiedotteessa on myös selkeä ja johdonmukainen rakenne, joka noudattaa tiettyä hyväksi havaittua kaavaa. Toisin sanoen hyvä tiedote koostuu useista eri osa-alueista, jotka yhdessä vaikuttavat siihen, herättääkö tiedote toimittajien huomion ja päätyykö se lopulta jossain muotoa julkaistavaksi.

Parhaiten hyvän lehdistötiedotteen rakennetta kuvaa kärjellään seisova pyramidi: Tärkeintä on saada ensin herätettyä lukijan mielenkiinto. Vasta tämän jälkeen siirrytään tiedotteen aiheen tarkempaan käsittelyyn. Lopuksi tiedote viimeistellään tiedotteen lähettäjän yhteystiedoilla, esittelyllä ja kuvilla.

Karkeasti ottaen lehdistötiedotteen rakenne voidaan siis jakaa kolmeen osaan:

1. Kiinnostuksen herättäminen

Otsikko

Usein jo pelkkä otsikko vaikuttaa siihen, päätyykö tiedote luettavaksi vai suoraan roskiin. Siksi siihen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota.

Hyvä otsikko on lyhyt, napakka ja kertoo selkeästi mistä tiedotteessa on kyse. Liian mainosmaiset ylistyssanat kannattaa jättää kokonaan pois. Jo otsikossa on hyvä olla jokin koukku, joka herättää mielenkiinnon. Esimerkiksi näin:

”Valmennuskeskus ja Suomen Lukiolaisten Liitto laittavat jakoon 100 000 euron edestä stipendejä lukiolaisille”

”Postimuseo kisaa vuoden eurooppalaisen ja suomalaisen museon titteleistä”

Ingressi eli alkukappale

Ingressin tarkoituksena on tutustuttaa lukija aiheeseen. Hyvä ingressi kertoo suoraan, mistä tiedotteessa on kyse eli mikä on sen ydinsanoma. Tiedotteen tärkein asia esitetään siis jo muutamassa ensimmäisessä lauseessa. Jos tiedotteella ei ole heti alusta lähtien selkeää tarkoitusta tai teemaa, sitä tuskin luetaan loppuun saakka.

Ensimmäisen kappaleen luonnostelussa voi käyttää apuna esimerkiksi seuraavia kysymyksiä: Kuka? Mitä? Missä? Milloin? Miksi? Kuinka? Tällöin ingressi voi olla esimerkiksi:

”Maalaustaiteen vuosittainen suurtapahtuma valloittaa jälleen Kaapelitehtaan Merikaapelihallin maaliskuussa. Myynnissä on yli 1500 taideteosta lähes 600 Taidemaalariliittoon kuuluvalta ammattitaiteilijalta.”

”Viime vuonna yli 15 000 ihmistä liikuttanut Angry Birds Go Snow -tapahtumakiertue saapuu ensi lauantaina Jyväskylään. Tänä vuonna vihaiset linnut ovat liikkellä uudella ilmeellä ja valloittavat talven aikana kuusi paikkakuntaa."

2. Aiheeseen syventyminen

Tiedotteen toisessa ja mahdollisesti myös kolmannessa ja neljännessä kappaleessa syvennytään ingressissä kerrottuihin faktoihin. Näissä kappaleissa tiedotteen aihetta kuvataan laajemmin ja yksityiskohtaisemmin esimerkiksi lukujen, tuote- ja tapahtumakuvauksien sekä sitaattien avulla.

Luvut toimivat tiedotteessa hyvänä tehokeinona ja niiden avulla on helppo vakuuttaa lukija esimerkiksi oman tuotteen tai toiminnan merkittävyydestä. Sitaatit vuorostaan lisäävät tiedotteen luotettavuutta ja kiinnostavuutta varsinkin, jos lausunnon antajana on alan asiantuntija tai organisaation yhteistyökumppani. Sitaattien tarkoituksena ei ole tarjota uutta tietoa aiheesta vaan pikemminkin esitellä jokin mielipide tai lisänäkökulma aiheeseen.

3. Viimeistely

Yhteystiedot

Harmillisen usein käy niin, että hyvän lehdistötiedotteen lopusta puuttuu yhteyshenkilön yhteystiedot. Hyväkin tiedote voi tässä vaiheessa päätyä roskiin, jos toimittajat eivät pääse kysymään tarkentavia kysymyksiä tiedotteeseen liittyen.

Lisää siis jokaisen tiedotteen loppuun joko yhden tai useamman henkilön yhteystiedot matkapuhelinnumeroineen ja sähköpostiosoitteineen. Yhteyshenkilön on oltava tavoitettavissa tiedotteen lähettämisen jälkeen ja hänen on oltava valmis antamaan lisätietoa tiedotteen aiheeseen liittyen. Siksi on hyvä varmistaa, että kyseinen henkilö tietää, että hänet on lisätty tiedotteen yhteyshenkilöksi.

Esittely, linkit ja kuvat

Organisaation tarkempi esittely kannattaa usein jättää aivan tiedotteen loppuun. Tämänkin osion on kuitenkin syytä olla lyhyt, ainoastaan yhden kappaleen mittainen. Esittelyn tarkoituksena on taustoittaa tiedotetta ja kertoa muutamalla lauseella, millainen organisaatio tiedottava taho on ja mitkä ovat sen saavutukset ja tavoitteet.

Lehdistötiedotteen loppuun on hyvä lisätä linkkejä esimerkiksi oman organisaation kotisivuille, videoihin, tutkimuksiin tai muuhun aineistoon, joka tukee tiedotetta ja josta toimittajat voivat vielä tarvittaessa hakea lisätietoa.

Lehdistötiedote on valmis, entä sitten?

Kun lehdistötiedote on valmis, on se aika lähettää maailmalle. Hyväkään tiedote ei päädy julkaistavaksi, jos se ei tavoita oikeaa kohdeyleisöä. Siksi kannattaa huolehtia siitä, että sinulla on käytössäsi toimittajien ajantasaiset yhteystiedot ja että tiedotteesi on kohdennettu oikealle toimittajaryhmälle.

Jos kaipaat apua lehdistötiedotteesi julkaisemisessa ja jakelemissa, ole meihin yhteydessä. Ylläpidämme Liana PR Cloud -viestintäkokonaisuuteemme kuuluvan ePressi-tiedotejakelupalvelun mediatietokantaa päivittäisellä informaatikkotyöllä. Palvelun kautta voit jaella tiedotteesi kohdennetusti suoraan toimittajien ja toimitusten sähköpostiosoitteisiin. Kaikki palvelumme kautta jaetut tiedotteet ovat hakukoneoptimoituja ja ne voidaan julkaista myös ePressi.comin verkkosivustolla sekä Kauppalehden verkkosivuston Lehdistötiedotteet-osiossa.

Ota yhteyttä