Siirry pääsisältöön Siirry päävalikkoon Siirry alatunnisteen valikkoon

Toimittajat kertovat: millainen lehdistötiedote päätyy käyttöön?

0
Jaa

Toimittajien työ on muuttunut digitalisoitumisen myötä merkittävästi, mutta lehdistötiedotteet ovat heille silti yhä tärkeä tietolähde. Samalla ne tarjoavat yrityksille ja organisaatioille tehokkaan keinon saada viestinsä laajaan tietoisuuteen.

Toteutimme vuonna 2019 kansainvälisen toimittajakyselyn, jossa muun muassa selvitimme, mihin asioihin toimittajat kiinnittävät lehdistötiedotteissa huomiota ja millaisia tiedotteita he arvostavat. Aiempi versio kyselystä toteutettiin vuonna 2017, ja kahdessa vuodessa lehdistötiedotteiden käytössä oli havaittavissa mielenkiintoisia muutoksia.

Kyselyymme vastasi yhteensä 892 media-alan ammattilaista Suomesta, Ranskasta, Saksasta, Hong Kongista, Ruotsista ja Yhdistyneistä arabiemiirikunnista. Puolet vastanneista on toiminut alalla yli 16 vuotta.

Miten toimittajat käyttävät tiedotteita?

Lehdistötiedotteet pitävät yhä pintansa toimittajien käytössä – itse asiassa niiden käyttö on jopa kasvanut viime vuosien aikana.

Kyselymme vastaajista 85 prosenttia oli lukenut lehdistötiedotteen kuluneen vuorokauden aikana. Yli kolmannes vastaajista taas oli hyödyntänyt lehdistötiedotetta jutun teossa viimeisen vuorokauden aikana. Vuoden 2017 kyselyyn verrattuna tiedotteiden käyttö on kasvanut kahdeksan prosenttiyksikköä, mikä osoittaa selkeän kasvun toimittajien aktiivisuudessa hyödyntää tiedotteita.

Vain harva toimittaja hyödyntää saamiaan tiedotteita sellaisenaan. Tiedotteen tekstejä joko muokataan hieman tai niiden pohjalta kirjoitetaan kokonaan uusi artikkeli. Moni toimittaja myös ottaa yhteyttä tiedotteessa mainittuihin yhteyshenkilöihin hankkiakseen lisää tietoa aiheesta.

Kuinka varmistat, että tiedotteesi luetaan?

Kiireisten toimittajien sähköposteihin tulvii jatkuvasti uusia tiedotteita, joten joukosta erottuminen voi olla haastavaa. Kyselyssämme toimittajat nostivat esiin tiettyjä elementtejä, jotka vaikuttavat positiivisesti siihen, että he lukevat sähköpostiinsa saapuneen tiedotteen. Näitä olivat

  • Aiheen ajankohtaisuus
  • Tekstin selkeys ja ymmärrettävyys
  • Mielenkiintoinen otsikko
  • Tiedotteen onnistunut kohdistaminen

Myös oikean tiedotuskanavan valitseminen on tärkeää. Valtaosa toimittajista suosii sähköpostia tiedotteiden vastaanottokanavana ja vain harva etsii niitä muista lähteistä. Siksi ajan tasalla olevien sähköpostiosoitteiden käyttäminen ja viestin oikea kohdentaminen on tärkeää.

Lisäksi tiedotteen läpimenossa auttaa, kun tiedottaa kuumista aiheista nopeasti, valitsee tiedotteeseen selkeän kärjen ja pysyttelee asiassa sekä välttää mainostamista tiedotteessa. On myös erittäin tärkeää lisätä tiedotteeseen yhteyshenkilön yhteystiedot ja varmistaa, että hän on tavoitettavissa vuorokauden ajan tiedotteen lähettämisen jälkeen.

”Yhteyshenkilöksi nimetyn henkilön on oltava tavoitettavissa myös ilta-aikaan noin vuorokausi tiedotteen julkaisemisesta. Ei ole raivostuttavampaa kuin tavoitella yhteyshenkilöä, joka ei vastaa yhteydenottopyyntöön. Moni tarkennus, jopa koko tiedote on jäänyt tämän vuoksi julkaisematta. Koska koulutan myös jonkin verran tiedottajia, muotoilin tämän saman asian eräässä esityksessä näin: yhdyshenkilö syö, lenkkeilee, saunoo, rakastelee ja nukkuu seuraavat 24 tuntia kännykkä kädessään!”

(Kyselyvastaajan kommentti)

Kuinka lisätä tiedotteesi houkuttelevuutta?

Ensimmäinen tärkeä askel on saada toimittaja kiinnostumaan tiedotteestasi ja avaamaan se. Sen jälkeen tiedotteen sisällön tulisi olla niin kiinnostava, että se päätyy artikkeliksi asti.

Organisaation tunnettuus edistää tiedotteen houkuttelevuutta. Myös sisällön persoonallisuus ja sopiva kaavojen rikkominen voi innostaa toimittajia tiedotteen hyödyntämiseen.

Lue vinkkimme tiedottamisen aiheiden löytämiseen kesäisin ja muina hiljaisempina aikoina: Näin täytät kesän uutistyhjiön.

Kyselymme perusteella laadukkaat kuvat ja videot parantavat selvästi tiedotteen todennäköisyyttä päätyä toimittajien käyttöön, kunhan liitemateriaalit ovat helposti saatavilla.

Tiedotteen lähettäminen ei ole turhaa, vaikka se ei välittömästi poikisi artikkeleita tai haastattelupyyntöjä. Aktiivisella tiedottamisella voi jäädä toimittajien mieleen ja mahdollistaa haastattelupyynnön tulevaisuudessa.

”Tiedotteet toimivat hyvänä informaationa toimittajalle siitä, mitä mikäkin yritys tekee ja mitä alalla tapahtuu. Joskus tiedote voi jäädä ikään kuin tietopankiksi, vaikka sitä ei sillä hetkellä tarvitsisikaan, mutta siihen voi palata. Ei kannata siis masentua, vaikka juuri tiedotteen julkaisuhetkellä ei mitään tapahtuisikaan. Markkinointi on tiedotteella turhaa, mutta tiedottaminen hyödyllistä.”

(Kyselyvastaajan kommentti)

Lataa opas oppiaksesi lisää tehokkaasta tiedottamisesta

Tämä artikkeli oli vasta pintaraapaisu – lisää konkreettisia vinkkejä, kiinnostavia tilastoja ja toimittajien rehellisiä kommentteja tehokkaasta tiedottamisesta saat lataamalla ilmaisen oppaamme Näin tiedotat tehokkaasti.