Datasta on muodostunut arvokas resurssi, joka ohjaa päätöksentekoamme ja auttaa ymmärtämään asiakkaidemme tarpeita paremmin. Keinot datan keräämiseen kehittyvät jatkuvasti ja eri ohjelmistoja ostaessa ollaan yhä enemmän kiinnostuneita siitä, kuinka tehokkaasti dataa voidaan kerätä. Kuten kaikessa muussakin organisaation toiminnassa, myös datan käytössä on huomioitava vastuullisuus.
Datavastuullisuus on osa nykypäivän vastuullisuustyötä, eikä suotta, sillä jokaisen pitäisi tietää, miten ja miksi tietoja kerätään, miten niitä käsitellään ja miten ne säilötään. Tässä artikkelissa syvennymmekin siihen, miksi datavastuullisuus on tärkeää ja miten organisaatioiden kannattaa ottaa se huomioon ohjelmistohankintoja tehdessään.
Tästä artikkelista opit:
- Mitä datavastuullisuus tarkoittaa?
- Miksi datavastuullisuudella on väliä teknologiatoimittajaa valittessa?
- Miten datavastuullisuus tulisi huomioida teknologiakumppania valittaessa?
- Miten datavastuullisuus vaikuttaa ostopäätökseen nyt?
Datavastuullisuus pähkinänkuoressa
Datavastuullisuus mielletään kaikkia yritysvastuun osa-alueita läpileikkaavaksi toiminnaksi. Termillä viitataan myös eettiseen ja kestävään toimintaan datan osalta niin organisaation, yksilön kuin ympäristön näkökulmasta. Näillä eri näkökulmilla tarkoitetaan seuraavia:
- Yksilö: Yritys kohtelee jo keräämiään tai tulevaisuudessa kerättäviä henkilötietoja vastuullisesti eikä kerää, käytä tai jaa tietoja ilman yksilön lupaa. Kaikki nämä toimet perustuvat yrityksen ja yksilön väliseen ymmärrykseen ja luottamukseen siitä, miten dataa käsitellään.
- Organisaatio: Yrityksen näkökulmasta datavastuullinen toiminta merkitsee datan tehokasta hyödyntämistä liiketoiminnassa ja sen avulla voiton tuottamista. Yritys myös pyrkii hyvän tavan mukaiseen toimintaan ja edistää vastuullisuutta kaikessa liiketoiminnassa.
- Ympäristö: Yritys pitää huolen, että dataa säilötään ympäristön kannalta kestävällä tavalla.
Miksi datavastuullisuudella on väliä teknologiatoimittajaa valitessa?
Oli sitten kyseessä sähköpostimarkkinoinnin työkalu, verkkosivut, mediaseurannan työkalu tai automaatiotyökalu, eri teknologiat keräävät sisäänsä huomattavan määrän dataa. Tietoturvan ja -suojan toteutumista tulee tarkastella aina uutta työkalua hankkiessa, sillä jokainen EU:n alueella henkilötietoja eli henkilödataa keräävä yritys on velvollinen noudattamaan yleistä tietosuoja-asetusta eli GDPR:ä (General Data Protection Regulation).
Lyhykäisyydessään: yritysten ohjelmistojen tulee olla yleisen tietosuoja-asetuksen kanssa yhteensopivia. Teknologiatoimittajan valinta on osa yrityksen datavastuullisuutta ja linkittyy suoraan siihen, miten vastuullisesti tietoa voidaan kerätä, käsitellä ja säilöä.
Datavastuullisuuteen kevyesti suhtautuva palveluntarjoaja on ennen kaikkea tietoturvariski, mutta kyseessä on paljon muutakin kuin riskien hallintaa ostajan näkökulmasta. Kun teet vastuullisen valinnan ja hankit ohjelmiston luotettavalta palveluntarjoajalta, sinun on helpompi aloittaa vastuullisuustyö sisältäpäin. Tämä vastuullisuustyö avaa ajan saatossa mahdollisuuden viestiä vastuullisuudesta myös ulospäin.
Mitä teknologiatoimittajalta tulee edellyttää datavastuullisuuden osalta?
Ennen teknologiatoimittajan valintaa on hyvä käydä sisäistä keskustelua siitä, millaiset ovat organisaatiosi nykyiset datavarannot ja miten niitä käsitellään. Kun yrityksesi oma datavastuullisuuden tila on tiedossa, voit tehdä teknologiatoimittajan valinnan yhteydessä parempia päätöksiä.
Datavastuullisen yrityksen tunnusmerkit
Miten sitten tunnistat datavastuullisen teknologiatoimittajan? Datavastuullinen yritys on vähintään velvollinen noudattamaan kullakin hetkellä voimassa olevaa lainsäädäntöä. Sen on pystyttävä tunnistamaan yritystoiminnasta aiheutuvat haitalliset vaikutukset, joita se pyrkii toiminnallaan ehkäisemään ja vähentämään. Tämän lisäksi yrityksen on kyettävä raportoimaan sekä toiminnastaan että tuloksistaan läpinäkyvällä tavalla.
Potentiaalisen palveluntarjoajan datavastuullisuutta voit tarkastella seuraavien tekijöiden valossa:
Näiden seikkojen lisäksi datavastuullinen teknologiatoimittaja huomioi toiminnassaan yksilön, yrityksen ja ympäristön, mutta käy ennen kaikkea aktiivista vuoropuhelua yksilöiden eli sidosryhmänsä edustajien kanssa datan keräämisestä ja antaa mahdollisuuden valita ja vaikuttaa siihen, miten kerättyä tietoa käytetään.
Kysy nämä potentiaaliselta teknologiatoimittajalta
Voit hyödyntää näitä kysymyksiä selvittääksesi, kuinka sitoutunut potentiaalinen palveluntarjoaja on datavastuullisuuteen:
- Onko datavastuullisuus osa yrityksen strategiaa?
- Pidetäänkö organisaation sisällä huolta henkilöstön tietoturvan tasosta esimerkiksi järjestämällä säännöllisiä koulutuksia?
- Viestitäänkö datavastuullisuudesta sisäisesti?
- Missä yrityksen datakeskukset sijaitsevat ja säilötäänkö niissä dataa ympäristön näkökulmasta kestävällä tavalla?
- Informoiko palveluntarjoaja asiakkaisiin vaikuttavista muutoksista? (Esim. Data Act)
- Miten GDPR:n (yleinen tietosuoja-asetus) toteuttaminen on huomioitu ohjelmistoissa ja yrityksen sisällä?
- Kerääkö ohjelmisto vain tarpeellisen määrän dataa ja/tai voitko itse helposti minimoida kerätyn datan määrän?
- Sisältääkö ohjelmisto komponentteja, joiden vuoksi dataa voi päästä valumaan kolmansille osapuolille?
- Mahdollistaako ohjelmisto tarvittaessa tietojen anonymisoinnin?
- Jakaako yritys dataa kolmansille osapuolille?
- Pystyykö yritys tarjoamaan kuvauksen siitä, miten he toteuttavat datavastuullisuuteen liittyviä velvoitteitaan?
Miten datavastuullisuus vaikuttaa ostopäätökseen nyt?
Datavastuullisuus painaa jo nyt valtaosan vaakakupissa ostopäätöstä tehdessä. Tutkimuksen mukaan 75 % näkee datavastuullisuuden suoraan ostopäätökseen vaikuttavana tekijänä teknologiatoimittajan valinnassa. Lisäksi jo 76 % kiinnittää huomiota toimittajan tapaan käsitellä ja säilöä dataa:
Datavastuullisuuden vaikutus ostopäätökseen on kasvava trendi ja ihmisten tietoisuus aiheesta kasvaa jatkuvasti. Tästä huolimatta tietoisuutta tulisi yhä lisätä: vaikka datavastuullisuutta pidetään tärkeänä arvona ja teknologiatoimittajan tapaan säilöä ja käsitellä dataa tutustutaan ennakkoon, vain 52 % on tutkimuksen mukaan tietoisia oman organisaationsa tavoista käsitellä dataa.
Tarvitsetko GDPR-yhteensopivia markkinoinnin ja viestinnän työkaluja?
Meiltä löydät kattavan valikoiman datavastuullisia markkinoinnin työkaluja: LianaMailer-uutiskirjetyökalulla toteutat sähköpostimarkkinointiasi tehokkaasti ja LianaAutomation-automaatiotyökalulla tavoitat kohderyhmäsi oikea-aikaisella viestinnällä. Laadukkaat palvelimemme takaavat korkean läpimenoprosentin ja säilövät datasi turvallisesti ja ympäristöystävällisesti Suomessa.
Myös nämä sisällöt voisivat kiinnostaa sinua:
