Yrityksen maine on yksi tärkeimmistä seikoista, jolla on potentiaalia vaikuttaa suurestikin sen menestykseen. Hyvämaineinen yritys houkuttelee asiakkaita, sijoittajia ja mahdollisia työntekijöitä, kun taas huono maine johtaa todennäköisesti liiketoiminnan laskuun ja muihin negatiivisiin seurauksiin. Miltä kuulostaisi mukavasti tuulta ottanut somemyrsky ja sen setviminen?
Yritysten tiedotus on avainasemassa maineen rakentamisessa ja ylläpitämisessä, vaikka se ei aivan yksin pystykään takaamaan yritykselle hyvää mainetta. Yrityksen tiedottaminen on kaikki se viestintä, jonka yritys julkaisee ulkopuolisille tahoille. Tämä voi olla esimerkiksi lehdistötiedotteita, verkkosivujen sisältöä sekä sosiaalisen median postauksia. Tiedottamisen tarkoituksena on kertoa yrityksen toiminnasta ja tavoitteista sekä samalla rakentaa sen mainetta ja brändiä.
Tiedotuskanavat
Yritysten tiedotus voi tapahtua monilla eri tavoilla. Perinteiset tiedotuskanavat ovat lehdet, televisio ja radio, mutta nykyään yhä useampi yritys tiedottaa myös sosiaalisen median kautta – tietysti kohdeyleisöstä riippuen.
Lehdistötiedotteiden avulla voi tavoittaa juuri ne mediat, joissa näkyvyys on tärkeintä oman yrityksen liiketoiminnan kannalta. Tiedottaminen kannattaa useista eri syistä, joita ovat esimerkiksi:
- Tietoisuuden lisääminen – tiedottaminen tärkeistä aiheista, tapahtumista, tuotteista tai palveluista
- Mediavuorovaikutus – luottotoimittajat voivat olla yritykselle kultaakin kalliimpia
- Kriisinhallinta – tiedottamisen rooli korostuu erityisesti kriisitilanteissa
- Yleisön osallistaminen – tiedottaminen voi kannustaa ihmisiä osallistumaan tapahtumiin, ostamaan tuotteita tai tukemaan tiettyä asiaa
- Markkinointi ja myynti – tiedottamisen avulla voidaan edistää myyntiä ja myös erottautua kilpailijoista sekä vahvistaa brändiä
Toimittajat kertovat lehdistötiedotteiden olevan yksi tärkeimmistä kanavista, joiden avulla he tekevät omaa työtään. Lianan tekemän toimittajakyselyn mukaan 85 % toimittajista oli lukenut lehdistötiedotteita viimeisen 24 tunnin aikana. 23 % kyselyyn vastanneista toimittajista kertoi hyödyntäneensä tiedotetta jutun teossa viimeisen vuorokauden sisällä ja 26 % viikon sisällä.
Yli kolmasosa toimittajista ei myöskään pitäny tärkeänä sitä, että tiedotteen julkaisija on ennestään tuttu. Toimittajille tuntemattomatkin tahot voivat siis alkaa maineenrakennuspuuhiin tiedottamisen avulla.
Sosiaalinen media tiedottamisessa
Sosiaalinen media on nopea ja välitön tapa saada tieto leviämään, mutta samalla sen käyttöön liittyy myös riskejä. Yrityksen tuleekin olla tarkkana sen suhteen, mitä se julkaisee sosiaalisessa mediassa. Vaikka somepostaus olisi tarkoitettu vain yrityksen sisäiseen käyttöön, se saattaa päätyä julkiseksi epähuomiossa esimerkiksi työntekijällä.
Sosiaalisen median käyttöön liittyy myös riski siitä, että postaus saattaa herättää negatiivista huomiota tai saada aikaan jo artikkelin aloituksessa mainitun somekohun. Tällaiset tilanteet voivat vahingoittaa yrityksen mainetta ja aiheuttaa taloudellisia menetyksiä.
Siksi on tärkeää, että yritys suunnittelee sosiaalisen median käyttöä huolellisesti ja seuraa sen vaikutuksia tarkasti. Yrityksen tulee myös valmistautua mahdollisiin kriisitilanteisiin, laatia valmiusstrategioita ja tiedottaa mahdollisimman pian kriisin synnyttyä.
Mediaseuranta yrityksen maineenhallinnan apuna
Mediaseuranta on erittäin tärkeä apuväline yrityksen maineen kannalta. Sen avulla voidaan esimerkiksi juuri sosiaalisesta mediasta saada kiinni alkanut kriisinpoikanen ja tarttua toimeen tiedotuksen osalta. Jatkuva arjen mediaseuranta pitää yrityksesi kärryillä jokaisesta maininnasta mediassa ja somessa.
Mediaseurantapalveluiden mobiilisovelluksilla on mahdollista saada tieto jokaisesta maininnasta reaaliaikaisesti ja olla aina ajan tasalla mahdollisista mainehaitoista.
Hyvän tiedottamisen avaintekijät
Hyvän tiedottamisen avaintekijöitä ovat selkeys, ytimekkyys ja rehellisyys. Tiedotteen tulee olla helppolukuinen ja ymmärrettävä, jotta sen viesti menee perille. Myös tiedotteen pituuden tulisi olla kohtuullinen, jotta vastaanottajalla ei mene kauaa sen lukemiseen ja jotta tiedote olisi silmäiltävissä. Silmäiltävyyttä auttavat tiedotteen jakaminen lyhyisiin kappaleisiin tai mahdollisesti jopa väliotsikoiden käyttö.
Rehellisyys on myös tärkeää, sillä väärä tai harhaanjohtava tieto voi vahingoittaa yrityksen mainetta. Hyvä maine syntyy siitä, että yritys toimii avoimesti sekä noudattaa eettisiä periaatteita ja huolehtii ympäristöstä ja yhteiskunnasta.
Tiedottamisessa tulee ehdottomasti ottaa kohderyhmä huomioon. Tiedotteet kohdistetaan toimittajille ja toimittajat voivat vuorostaan olla olla erikoistuneita eri aiheisiin. Tiedotejakelupalvelussa pystyy määrittämään hyvinkin tarkasti sen, keille tiedote lähtee. Paikallisuutinen laitetaan luonnollisesti paikallisjulkaisuille ja tietyn aihealueen uutinen, kuten vaikkapa talouteen liittyvä tiedote, määritetään lähtemään taloudesta uutisoiville julkaisuille. Tiedotteen tulee myös olla ajankohtainen ja relevantti, jotta se kiinnostaa vastaanottajaa.
Yrityksen maineen rakentaminen ja ylläpitäminen
Hyvän maineen rakentaminen vaatii asiakaskeskeistä ajattelua. Yrityksen tulee kuunnella asiakkaidensa tarpeita ja toiveita, ja tarjota heille laadukasta palvelua ja tuotteita. Tyytyväiset asiakkaat ja heidän levittämänsä ilosanoma on yksi parhaista maineenrakentajista.
Yrityksen tiedottaminen on avainasemassa maineen rakentamisessa ja ylläpitämisessä. Hyvä tiedottaminen edellyttää selkeyttä, ytimekkyyttä ja rehellisyyttä. Tiedotuskanavat voivat olla perinteisiä tai sosiaalisen median kanavia. Sosiaalisen median käyttöön liittyy riskejä, joten sen käyttö tulisi suunnitella huolellisesti. Huolellisesti tehty mediaseuranta kuitenkin auttaa paljon sosiaalisen median kautta tapahtuvassa vuorovaikutuksessa sidosryhmien kanssa.
