Lehdistötiedottamista ja PR-toimintaa on tehty satakunta vuotta, mutta aihe on kaikkea muuta kuin puhtaaksi koluttu. Digitaalisen ajan vinkeet ovat tuoneet oman lisänsä tiedottamiseen ja yhteiskunnassa tapahtuvat muutokset vaikuttavat myös paljon tiedottamiseen.
Toimittajilta on aika ajoin hyvä kysyä, mitä mieltä he ovat tiedotteista. Liana on tehnyt toimittajakyselyä parin vuoden välein vuodesta 2017 asti. Tässä artikkelissa putkahteleekin vinkkejä toimittajilta siihen, millainen on hyvä tiedote.
Jotta saat kokonaiskuvan tiedottamisesta, niin käymme läpi seuraavat asiat:
- Mitä tiedottaminen on
- Kannattaako tiedottaminen
- Miten päästä yli tyhjän paperin syndroomasta
- Mitä liittää mukaan tiedotteeseen
- Miten mediasuhteita solmitaan
- Miten mainetta hallitaan
- Organisaation strategia ja tiedottaminen
- Bonuskohta: Miten seurata tiedotteiden läpimenoa
Mitä tiedottaminen on
Pureudutaan ensin siihen, mitä tiedottaminen on. Se on toimintaa, jolla jokin taho viestii tiedotusvälineille yrityksenään saada toimittajakunta kertomaan viesti eteenpäin suurelle yleisölle. Mainitun sadan vuoden aikana keinot ovat muuttuneet ja kehittyneet, mutta tarkoitus ja toiminta pääpirteissään on pysynyt samana.
Tiedotteet ovat toimittajille erittäin tärkeä lähde saada tietoa asioista, ilmiöistä, tapahtumista ja tuotteista – eli mahdollisista juttuaiheista. Lianan viimeisimmän toimittajakyselyn mukaan 90 % vastaajista oli lukenut tiedotteita viimeisen 24 tunnin aikana. 32 % toimittajista oli hyödyntänyt lehdistötiedotetta työssään 24 tunnin sisällä.
Nykyaikaiseen tiedottamiseen tarvitaan tiedotepalvelu, jonka ammattilaisten ylläpitämä toimittajatietokanta varmistaa sen, että organisaatiosi tiedotteet kohdentuvat juuri oikeille toimittajille. Tiedottamisen organisaation puolesta voi hoitaa viestintätoimisto, mutta omien tiedotteiden tekemistä itse kannattaa harkita esimerkiksi näistä syistä:
- Sinä tunnet yrityksesi ja sen toiminnan parhaiten
- Tiedät strategian taustalla ja mitä haluat sanoa
- Voit reagoida salamannopeasti, jos kriisi uhkaa
Lue loput vinkit oman tiedotuksen hoitamiseen täältä: 6 syytä tehdä mediatiedotteet itse.
Tiedotteen selkeä ja helposti silmäiltävä rakenne on tärkeä osa tiedottamista. Tiedotteellasi tulisi olla houkutteleva ja ytimekäs otsikko, informatiivinen ingressi, perusteellinen leipäteksti ja lisäksi hyvä yhteenveto organisaatiostasi.
Lianan viimeisimmän toimittajakyselyn vastauksissa eräs toimittaja kiteytti hyvän lehdistötiedotteen näin:
Rakennetta voi kuvata ylösalaisin olevalla pyramidilla. Jos haluat tutustua tarkemmin hyvän tiedotteen reseptiin ja edellä kuvattuun pyramidiin, niin lue artikkelimme siitä, kuinka rakentaa hyvä lehdistötiedote.
Kannattaako tiedottaminen
Sanalla sanoen: kannattaa. Aktiivisen tiedottamisen arvostaminen on aina tullut esille toimittajakyselyissämme. Huimat 99 prosenttia vuoden 2024 toimittajakyselyn vastaajista kertoi erilaisten organisaatioiden aktiivisen tiedottamisen olevan heille erittäin hyödyllistä tai melko hyödyllistä.
Tiedottaminen siis kannattaa, vaikka mediassa läpimenoon kuluisikin aikaa, verta, hikeä ja kyyneleitä. Toimittajat kertoivat, että he useinkin säilövät tiedotteita tulevia juttuja varten, joihin tarvitaan laajasti taustamateriaalia. Voi olla, että juuri sinun tiedotteesi odottaa toimittajan pöytälaatikossa tällaista hetkeä.
Aktiivisella tiedottamisella voi myös saada rakennettua asiantuntijan mainetta toimittajien silmissä. Jos systemaattisesti kertoo oman alansa tapahtumista, ilmiöistä, tilastoista ja mahdollisesti tekee itse kyselyitä, on hyvä mahdollisuus putkahtaa toimittajan mieleen, kun tarvitaan juuri sinun alasi asiantuntijaa.
Lianan toimittajakyselyssä on aina kysytty, kuinka suuri osuus toimittajista oli hyödyntänyt lehdistötiedotetta työssään 24 tunnin sisällä. Vuoden 2022 kyselyssä osuus oli 23 prosenttia ja 2024 kyselyssä luku pomppasi 32 prosenttiin. Tiedotteet ovat tällä hetkellä toimittajille erittäin tärkeässä roolissa heidän omassa, kiireisessä työssään.
Miten päästä yli tyhjän paperin syndroomasta
Joskus ymmärrettävästi voi olla haasteita keksiä aiheita, joista tiedottaminen tuntuisi luontevalta. Tyhjän paperin syndrooma vaivaa eikä asiaa tunnu irtoavan liuskan täytteeksi. Tai ehkä oman organisaation tapahtumat eivät tunnu niin tähdellisiltä ja suomalainen vaatimattomuus nostaa esiin päätään. “Mitä minä nyt lähden omaa asiaani toitottelemaan?”
Näissä tilanteissa kannattaa palata organisaation perusasioiden äärelle ja löytää kiinnostavuus arjen tekemisestä. Kiinnostavia asioita, joista tiedottaa, ovat esimerkiksi:
- Uuden toimipisteen avaaminen
- Uusi verkkosivusto
- Organisaation saama tuki tai lahjoitus
- Tapahtumaan osallistuminen
- Tuotteen tai palvelun lanseeraus
- Henkilöstömuutokset
- Liikevaihdon kasvu
Voit myös tehdä kyselyjä, koota tilastoja tai tehdä jopa isomman tutkimuksen, jos resursseja löytyy. Kaikilla, jolla on asiakkaita, jäsenistöä tai yhteistyökumppaneita, on ainesta kyselyille ja tilastoille. Numerot kiinnostavat ihmisiä aina, ja niistä voi löytää joskus yllättäviäkin tiedotusaiheita:
- 75 % markkinoijista: datavastuullisuus ohjaa ostopäätöstä digitaalista palvelua valittaessa
- Lianan kysely: sähköpostimarkkinointi on tuottosuhteeltaan paras markkinointiteknologia Suomessa – budjetti pysyy tai kasvaa 2024
- 43 % toimittajista: viestintäkulttuuri on huonontunut Suomessa
Lisää vinkkejä ja ideointiapua saat artikkelistamme, jossa kerromme miten kirjoittaa lehdistötiedote, kun ei ole mitään kirjoitettavaa.
Mitä liittää mukaan tiedotteeseen
Tiedotteen liitteet tulevat olla kunnossa, jotta tiedote on mahdollisimman hyödyllinen toimittajalla ja poikii todennäköisimmin jutun.
Ensinnäkin lehdistötiedotteen tulee päättyä yhteyshenkilön tietoihin. Tältä henkilöltä toimittaja saa tarvittaessa lisätietoa tiedotteen aiheesta ja voi mahdollisesti pyytää organisaatiolta haastateltavaa. Yhteyshenkilö voi itse olla haastateltava henkilö tai hän voi tarjota toimittajalle asiantuntijaa. Yhteystiedoissa mainitun henkilön tulee olla tavoitettavissa tiedotteen julkaisupäivänä.
Jokaisessa Lianan toimittajakyselyssä vastaajat ovat korostaneet tiedotteeseen liitettyjen yhteystietojen merkitystä toimittajan työssä. 53 % vuoden 2024 kyselyn vastaajista kertoi hyödyntävänsä tiedotteita niin, että ottaa yhteyttä tiedotteessa mainittuihin yhteyshenkilöihin. Erään toimittajan kommentti:
Tiedotteen kylkeen tulee ehdottomasti liittää ainakin yksi kuva, mieluiten useampia. Aina vaakamallisia, printtilaatuisia ja tekijänoikeustiedoilla. Jos kuvassa on henkilöitä ja tapahtumaa, niin tiedotteessa kannattaa antaa kuvalle selostus.
Tiedotepalvelussa kuvat on helppo liittää tiedotteeseen mukaan ja toimittaja saa ne ladattua suoraan tiedotteen kautta ilman häslinkiä.
Voit lukea lisää kuvamateriaalin käytöstä tiedotteissa tästä artikkelistamme: Näin käytät kuvia ja videoita mediatiedotteessa.
Lianan vuoden 2024 toimittajakyselyssä toimittajat kertoivat kuvien käytöstä näin:
Miten mediasuhteita solmitaan
Mediasuhteita voi solmia tiedottamalla, kun toimittajien kestitsemiset ja pitkät lounaat ovat vähentyneet. Henkilökohtainen suhde organisaation ja luottotoimittajan välillä on tietysti kultaakin kalliimpaa, mutta tiedotepalvelu voi myös kertoa, kuka toimittaja seuraa tiedottamistasi aktiivisesti.
Aivan ensiksi on tietysti tiedotettava jostain toimittajaa kiinnostavasta asiasta. Yritä myös tehdä toimittajan työ mahdollisimman helpoksi ja tuo uutiskärki kiireiselle toimittajalle kuin tarjottimella tiedotteessasi.
Älä lähetä ainoastaan tiedotteita, vaan aloita myös keskusteluja. Tämä vinkki löytyy artikkelistamme, joka käsittelee sitä, miten pääset alkuun mediasuhteiden luomisessa. Olemme listanneet artikkeliin 9 vinkkiä, joihin sinun kannattaa tutustua, jotta osaat solmia kestäviä mediasuhteita.
Miten mainetta hallitaan
Yrityksen tiedotus on avainasemassa maineen rakentamisessa ja ylläpitämisessä, vaikka se ei yksin riitäkään takaamaan yritykselle hyvää mainetta. Perinteisten lehdistötiedotteiden avulla organisaatiosi voi tavoittaa ne mediat, joissa näkyvyys on tärkeintä sinulle.
Tiedottaminen parhaassa tapauksessa osallistaa yleisöäsi ja voi kannustaa ihmisiä osallistumaan tapahtumiin, ostamaan tuotteita tai tukemaan tiettyä asiaa. Lue lisää vinkkejä erityisesti yrityksen maineenhallinnasta artikkelistamme Yrityksen tiedottaminen ja maine.
Tiedottamisesta on tärkeää muistaa, että se on hyödyllistä myös myynnin ja markkinoinnin kannalta, koska sen avulla voidaan edistää myyntiä ja myös erottautua kilpailijoista sekä vahvistaa brändiä.
Brändinhallinta liittyykin läheisesti maineeseen ja tiedottamiseen. Brändin rakentaminen ja ylläpitäminen vaativat jatkuvaa huolenpitoa ja strategista suunnittelua. Tiedotepalvelu on yksi keskeisistä työkaluista, kun halutaan tehdä brändi tutuksi laajemmalle yleisölle ja saada positiivista huomiota.
Jos haluat paneutua juuri brändinhallintaan, niin tutustu artikkeeliimme: Brändinhallinta pähkinänkuoressa.
Organisaation strategia ja tiedottaminen
Organisaation strategia ohjaa viestinnän strategiaa, joka taas ohjaa käytännön viestintätoimenpiteitä. Kaikki linkittyy siis strategiaan, jonka tulisi olla jokaisen päätöksen taustalla isossa kuvassa.
Mikä on viestinnän kohderyhmä? Kuinka usein viestitään missäkin kanavassa? Mitkä kanavat ovat ylipäätään käytössä? Kaikki tämä tulisi löytyä strategiasta jollakin tasolla.
Nämä asiat ovat erityisen tärkeitä pienissä organisaatioissa, joissa toimenpiteitä tekemässä on yksi henkilö tai kourallinen tekijöitä. Toiminnan konseptoiminen auttaa, mikä selkeyttää organisaation prosesseja.
Lue mielenkiintoinen esimerkkitarina viestinnän konseptoinnista ja siitä, miten Viesti ry. tekee sitä artikkelistamme Järjestön viestintä – kaikki kumpuaa strategiasta.
Nyt sinulla on avaimet kädessäsi tiedottamisen onnistumiseen – joten ei muuta kuin tiedottamaan!
Bonuskohta: Miten seurata tiedotteiden läpimenoa
Luonnollisesti haluat tietää, miten tiedotteesi menevät läpi mediassa. Tämä onnistuu systemaattisesti ja tarkasti oikeastaan ainoastaan mediaseurantapalvelulla.
Liana Cloudin mediaseurantapalvelu LianaMonitor integroituu saumattomasti tiedotepalvelu LianaPressin kanssa, joten voit seurata reaaliaikaisesti tiedotteen lähetettyäsi seurata sitä, miten media tarttuu asiaasi.
LianaMonitorissa näkyy Lehdistötiedotteet-osio, kun tili on kytketty LianaPress-tiedotepalveluun. Täällä osiossa näkyvät tiedotteiden avausprosentit, läpimenot ja muuta hyödyllistä informaatiota.
Liana Cloudilla hoidat siis sekä tiedottamisen että sen vaikutusten seurannan.
Haluatko keskustella tarpeistasi tiedottamisen tai mediaseurannan suhteen?
