Onboardingilla tarkoitetaan kokonaisvaltaista käyttöönottoprosessia. Englanninkielisessä termissä on jotain perustavanlaatuista – se on enemmän kuin pelkkä käyttöönotto. Onboardingin aikana käydään läpi tavoitteita, ohjataan, opastetaan, edistetään ja edistytään.
Tässä artikkelissa käymme läpi hyvin konkreettisella tasolla, mitä erilaisten digitaalisten markkinoinnin ratkaisujen onboarding sisältää Lianalla ja annamme hyvät vinkit siihen, mitä organisaatioissa olisi hyvä olla selvillä ennen onboarding-prosessin alkua. Lianalla on käytössä ennakkotietolomake, johon voi täyttää myös niitä asioita, joita annamme yksittäisten työkalujen vinkeissä tässä artikkelissa.
Voit siirtyä sinua kiinnostavaan ratkaisuun suoraan näistä linkeistä:
1.Tiedotejakelu
Lehdistötiedotejakelupalvelun onboarding on kaikista kevyin prosessi Lianan työkalujen käyttöönotossa. Käyttöönotto voidaan asiakkaan tarpeesta riippuen hoitaa niin, että työkalu on käyttövalmiina ja asiakas koulutettuna hyvinkin pian tarjouspyynnön saapumisen jälkeen.
Käyttöönottoa varten tarvitaan vain perustiedot organisaatiosta ja logo, joka tulee jokaiseen lähtevään tiedotteeseen. Organisaatiot tiedottavat hyvin eri sykleillä – jotkut pari kertaa vuodessa ja toiset taas viikoittain. Käyttökoulutuksessa käydään läpi parhaat käytännöt tiedottamiseen ja rohkaistaan aktiiviseen tiedottamiseen. Tiedottaminen nimittäin turvaa näkyvyyden tekoälyaikana.
Yhden tai tarvittaessa kahden käyttökoulutuksen jälkeen asiakas alkaa itsenäisesti käyttää työkalua ja vastuu asiakkuudesta siirtyy onboarding-tiimiltä asiakkuuksista vastaavalle tiimille.
2. Mediaseuranta
Mediaseurantatyökalun onboardingissa ennakkotietolomake on erittäin tärkeä apuri, jotta Lianan päässä voidaan saada asioita tehtyä jo ennen käyttöönottoa. Asiakas täyttää organisaation perustietojen lisäksi sen, keille organisaatiossa tarvitaan käyttäjätunnukset.
Ennakkotietolomakkeelle voi kuitenkin täyttää haluttujen seurantojen tietoja, kuten valmiita avainsanalistoja. Toiselta palveluntarjoajalta siirryttäessä tämä vaihe sujuu helposti ja kitkatta, kun Lianan onboarding-asiantuntija voi tilin avauksen yhteydessä täyttää valmiit avainsanalistat seurantoihin reilusti ennen käyttökoulutuksia.
Tällöin Lianan asiantuntijan on myös helppo tarkkailla seurantojen toimintaa ja parannella niitä ennen asiakkaan tapaamista. Avainsanalistat eivät kuitenkaan ole pakolliset ennen ensimmäistä koulutusta, vaan niitä voidaan myös miettiä yhdessä Lianan asiantuntijan kanssa.
Myös mediaseurannan onboardingissa sovitaan 1-2 käyttökoulutusta. Kaksi koulutusta voidaan jaksottaa niin, että ensin pidetään peruskäyttökoulutus ja kokemuksen kerryttyä pidetään jatkokoulutus, jolloin voidaan asiakkaan kanssa yhdessä optimoida seurantoja huippuunsa. Koulutukset voidaan myös jaksottaa niin, että ensin pidetään pääkäyttäjäkoulutus ja toisessa koulutuksessa otetaan mukaan muut potentiaaliset käyttäjät.
Koulutusten välissä asiakas tutustuu työkalun käyttöön itsenäisesti ja pystyy arvioimaan itse seurantojen toimintaa ja mediaosumien relevanttiutta. Onboarding-asiantuntijaan voi kuitenkin olla tässä välissäkin yhteydessä, jos työkalusta ja sen käytöstä tulee kysymyksiä.
Koulutusten jälkeen asiakas siirtyy onboarding-tiimiltä asiakkuuksista vastaavaan tiimiin.
Lianalla on myös mahdollista saada auttavia käsipareja palveluiden muodossa. Jos asiakkaalla on esimerkiksi tarvetta kattavamman media-analyysin tekemiselle, niin Lianan palveluyksikkö voi toteuttaa sellaisen.
3. Sähköpostimarkkinointi
Ennen sähköpostimarkkinointityökalun onboardingia asiakas täyttää ennakkotietolomakkeen ja toimittaa Lianalle tarvittavia rakennuspalasia uutiskirjepohjaa varten. Näitä rakennuspalasia voivat olla valmis leiska (eli graafisessa työkalussa tehty sommitelma siitä, mille valmis uutiskirje näyttää) tai brändiohjeistus siitä, mitä värejä, fontteja ja muita graafisia elementtejä kirjepohjassa tulee käyttää.
Työkalun sujuvan käyttöönoton ja edistyksellisen hyödyntämisen varmistamiseksi koulutamme asiakkaat 1-2 koulutuksessa. Onboarding-asiantuntija huolehtii, että uutiskirjepohja rakennetaan Lianalla ennen koulutuksia ja pitää koulutukset, kun kaikki on valmista ensimmäisen kirjeen lähetystä varten. Koulutukseen voi palata myöhemmin nauhoitteen kautta.
4. Markkinoinnin automaatio
Markkinoinnin automaation käyttöönotto on projekti ja onboardingin kesto riippuu materiaalin laajuudesta ja liikkuvien osien määrästä. Projektia tulee hoitamaan useimmiten projektipäällikkö.
Projekti alkaa kickoff-palaverilla, johon mennessä olisi hyvä olla jo joku käsitys siitä, mitä haastetta automaatioilla lähdetään ratkaisemaan, tai mihin tilanteeseen niiden käyttöönotolla pyritään pääsemään. Voidaan esimerkiksi haluta:
- Saada asiakas ostamaan jotain tuotetta tai palvelua tietyn syklin mukaan
- Myydä lisäosia ja -palveluita
- Vähentää asiakaspoistumaa
- Hoitaa asiakassuhdetta ja lisätä asiakkuuden arvoa
- Hankkia liidejä
- Tiedottaa jatkuvalla aikataululla
- Jakaa ajankohtaisia sisältöjä
1) mitä automaatioilla halutaan saavuttaa,
2) millaista asiakastietoa teillä on saatavissa ja minkä voi automaatioon tuoda ja
3) millainen automaation runko voisi olla (eli lähteekö useampia viestejä kuukausien aikana, kenelle ja milloin).
Kaikki ideat siitä, millaisia automaatiot voisivat olla ja mihin järjestelmiin tarvitaan integraatio, auttavat tulevassa määrittelypalaverissa.
Kysymyksiä, joilla pääsee liikkeelle:
Millaisia tavoitteita yrityksellä on esimerkiksi ensi vuodelle? Millaisia kehityssuunnitelmia? Mihin markkinoinnissa erityisesti panostetaan? Mistä kasvua erityisesti haetaan? Mitä markkinoinnissa tehdään tai ei tehdä tällä hetkellä?
Miten markkinoinnin automaation onboarding etenee?
Lianalla automaation onboarding tapahtuu yleensä seuraavan prosessin mukaisesti:
- Kickoff-palaveri
- Ensimmäinen koulutus
- Asiakkaalla muutama viikko aikaa tehdä automaatioita ja segmenttejä
- Jatkokoulutus
Prosessin kulku kuitenkin sovitaan aina asiakkaan aikataulujen mukaan ja joustavasti. Integraatiot vaikuttavat usein käyttöönottojen aikatauluihin ja yleensä koulutukset pidetään vasta siinä vaiheessa, kun automaatiojärjestelmässä on tarpeeksi dataa, jotta kouluttaminen on mielekästä. Joskus järjestelmään voidaan tuoda dataa manuaalisesti, jolloin ensimmäinen koulutus voidaan pitää jo tämän manuaalisesti tuodun datan kanssa.
Mihin järjestelmiin tarvitaan integraatiot?
Integraatiot ovat kuitenkin tärkeä osa markkinoinnin automaatiota ja lopullisten viestiketjujen toimintaa, mutta myös monesti projektin aikaavievin osa. Tämän takia niitä on hyvä miettiä alustavasti asiakkaan puolelta jo ennen kickoff-palaveria. Integraatioita voidaan tarvita:
- CRM-järjestelmään
- Varausjärjestelmään
- Tapahtumanhallintajärjestelmään
- Taloushallinnan järjestelmään
- Toiminnanohjausjärjestelmään
- Verkkokaupparatkaisuun
- Myynnin työkaluihin
Integraatiot toteuttaa automaatiotyökalun toimittaja, asiakasyritys tai kolmas osapuoli, eli yleensä asiakkaan IT-kumppani. Integraatioiden liittäminen projektiin lisää aina jonkun verran projektin kestoa, riippuen siitä kuinka työläs integraatio on kyseessä. Yhteistyötä kaikkien osapuolten välillä tarvitaan yleensä aina vähintään integraation määrittelyvaiheessa ja datan tarkistuksessa. Konsultaatio kuuluu siis olennaisesti integraatioprojekteihin.
Kun integraatiot ovat reilassa, voi todellinen onboarding automaatioiden käyttäjien kanssa alkaa. Automaatioprojektissa onboarding voi toteutua muutamalla eri tavalla riippuen asiakasorganisaation tahdosta ja resursseista.
Jos asiakasorganisaatio haluaa itse olla pääkäyttäjänä automaatiotyökalulle, kickoff-palaverissa ovat mukana asiakas, asiakkuusvastaava, projektipäällikkö ja integraatioasiantuntija. Tällaisissa automaatioprojekteissa asiakkaan olisi hyvä nimittää omasta organisaatiostaan joku vastaamaan projektista. Tällöin palveluntarjoaja voi olla aina yhden henkilön kanssa puheissa liittyen automaatioprojektiin ja automaatiot saadaan sulavasti käyntiin. Projekteissa mennään kuitenkin aina asiakasorganisaation toiveiden, tarpeiden ja resurssien mukaan.
Automaatiot voi myös ottaa käyttöön apukäsien kanssa. Tällöin Lianan asiantuntija tulee projektiin mukaan varmistamaan, että Lianan tuotteiden avulla saadaan aikaan se, minkä takia asiakas on tuotteen päättänyt hankkia käyttöönsä. Asiantuntija tekee palveluna kampanjoiden ideointia, suunnittelua ja toteuttamista, voi pitää kuukausittaisia palavereita automaatioista, tehdä tavoitesuunnitelmaa, vuosikelloa, tulosten raportointia sekä läpikäyntiä asiakkaan kanssa.
Markkinoinnin automaatio palveluna voidaan toteuttaa starttiprojektina – jolloin Lianan asiantuntija tekee automaatiosuunnitelman ja muutamat valmiit automaatiot – tai jatkuvana tekemisenä – jolloin Lianan asiantuntija vastaa automaatioista ja raportoi tuloksista sinulle.
Miten sinä alat käyttää Lianan työkaluja?
Digitaalisen markkinoinnin ja viestinnän työkalut ovat erilaisia onboarding-vaatimuksiltaan. Toinen työkalu tarvitsee vain hyvin yksinkertaisen ja nopeasti hoidettavan koulutuksen, jonka jälkeen asiakas pääsee käyttämään työkalua itsenäisesti. Toinen työkalu taas vaatii määrittely-, datankeruu- ja koulutusvaiheen. Yhteistä kaikissa on kuitenkin se, että asiakkaan kanssa kartoitetaan juuri heidän tarpeensa ja laaditaan niitä vastaava käyttöönotto.
Haluaisitko lisätietoa digitaalisen markkinoinnin ja viestinnän ratkaisuistamme?
