Siirry pääsisältöön Siirry päävalikkoon Siirry alatunnisteen valikkoon

Hae

Blogi tyyppi

Miten laatia hyvä sisäinen uutiskirje?

0
Jaa

Haluat aloittaa sisäisen uutiskirjeen lähettämisen, mutta et oikein tiedä, mistä lähteä liikkeelle? Tai ehkä lähetät jo kirjettä ja olet päättänyt, että on sisällön uudistamisen aika? 

Olemme keränneet vinkkejä, joiden avulla saat rakennettua mahtavan sisäisen uutiskirjeen.

Sisältöideoita

Informoi yrityksen sisäisistä asioista

Sisäinen uutiskirje on täydellinen tapa kertoa organisaatioon liittyvistä tapahtumista, kuten messuista, tilaisuuksista, artikkeleista lehdissä...(ja jopa juhlista!) Kirjeen avulla pystyt tiedottamaan henkilöstöä siitä, mitä organisaatiolle kuuluu.

Me Lianalla haluamme vahvistaa yhteishenkeä kerääntymällä yhteen aina kun siihen on mahdollisuus:

Jos työpäiväsi koostuvat yrityksesi tuotteiden käytöstä, voit myös informoida tuotteisiin tulevista päivityksistä – oli kyse sitten ohjelmistoista, tarvikkeista tai muusta tarjoomasta. Voit tiedottaa kaikkia päivityksistä, vaikka et itse tuotteita käyttäisikään.

Tässä miten MacPaw hoitaa asian:

Voit myös kertoa tärkeimmistä alaanne liittyvistä uutisista – teknologia-, talous- tai lakipainotteisesti. 

Nosta työntekijöitä valokeilaan

On tärkeää, että ihmiset tuntevat itsensä tervetulleeksi ja sisäinen kirje on juuri oikea alusta tiedottaa kaikille, kun uusi työntekijä tai harjoittelija liittyy remmiin. Maininta ja kuva uudesta työkaverista on riittävä ja uusi kasvo on varmasti tyytyväinen esittelystä. 

Voit myös tiedottaa kaikkia siitä, kun työntekijä saa ylennyksen tai vaihtaa tiimiä organisaation sisällä. Esittelemällä eri palveluita joka kuukausi ja/tai laittamalla jonkun työtehtävät erityiseen fokukseen saat myös ihmisiä osallistettua ja heidän työlleen ansaittua huomiota. 

Tuomalla esiin työntekijöiden tarinoita voi myös olla hyvin mielenkiintoista heidän kollegoilleen. Tässä joitakin esimerkkejä siihen, miten tämän voi toteuttaa: 

  • Jos organisaatiollasi on toimistoja useissa eri paikoissa, tai jopa maissa, ja joku työntekijöistäsi käy haarakonttorilla vierailulla, niin hän voi raportoida tästä sisäiseen kirjeeseen
  • Esittele satunnaisesti valittu työntekijä joko hauskan tai asiallisen kyselyn avulla
  • Pyydä hallituksen jäsentä, tiiminvetäjää tai työntekijää kertomaan tarinansa: miten he aloittivat työskentelyn yrityksessä ja miten he päätyivät tähän asemaan urallaan

Riippuen toimialastanne voit päivittää työntekijöiden tietoutta julki menneistä projekteistanne tai vaikkapa kuukauden myyntitykistä – tärkeintä on se, että ihmisten saavutuksia nostetaan esille eri monelta eri kulmalta. 

Luo kevyt uutisosio

Juhlakausina voit kirjoittaa näihin juhliin liittyvistä perinteistä tai miten erityinen päivä otetaan organisaatiossanne vastaan (oli kyse sitten kansallisesta juhlapäivästä, joulusta tai kesälomasta). Jos osa kollegoistasi tulee eri maista tai toimistoja on eri puolella maailmaa, niin on hyvin mielenkiintoista kuulla eri maiden traditioista, kuten esimerkiksi meillä tehdään:

Voit myös visuaalisesti korostaa juhlapäivää sisäisen uutiskirjeen viestipohjassa (tehdä vaikkapa erillisen jouluversion). 

Saadaksesi sisältöä tämäntyyppiseen uutisosioon ja luodaksesi kevyen ilmapiirin yritykseesi voit järjestää pieniä kilpailuja työntekijöiden keskuudessa ja paljastaa tulokset sisäisessä uutiskirjeessä. Kilpailujen avulla sinulla on hauskoja tarinoita kerrottavaksi ja mahtavaa blooper-videosisältöä jaettavaksi.

Design Within Reach järjesti kekseliään kilpailun, jossa ihmiset pääsivät näyttämään luovuutensa.

Voit myös sisällyttää kirjeeseen niksiosion, jossa annat toimiston elämää helpottavia vinkkejä: voit esimerkiksi muistuttaa kaikkia, miten luoda poissaolotiedote sähköpostiin ennen lomille lähtöä tai keksiä itse elämää sujuvoittavan vinkin. 

Tuntuuko, että tässä on jo liikaa? Pidä mielessä, että et ahda yhtä kirjettä liian täyteen asiaa. Vaihtele aiheita kirjeestä toiseen. Tämä pitää myös lukijoiden mielenkiinnon yllä.

Miltä uutiskirjeesi tulisi näyttää?

Koska sisäinen uutiskirje on vähemmän muodollinen kuin asiakkaille tai prospekteille lähetettävä uutiskirje, niin sen sävy voi olla kepeämpi. Tämä saa vastaanottajat tuntemaan läheisyyttä ja välittömyyttä yrityksen kanssa. Keveyttä viestiin tuovat esimerkiksi välimerkit, emojit, kielikuvat ja tietynlainen huumori. 

Kuvien lisääminen voi myös tuoda eloa uutiskirjeeseesi. Käytä kuvia yrityksen arjesta, työntekijöistä, yleisistä tiloista ja toimistoista – nämä toimivat paremmin kuin kuvapankkien kuvat. Vältä kuitenkin täyttämästä kirjettä pelkillä kuvilla.

Tässä esimerkki Nerderyltä

Voit käyttää samaa yläpalkin kuvaa, logoa tai emojia jokaisessa uutiskirjeessä luodaksesi jatkumoa. Jos yrityksesi esimerkiksi myy uima-altaita ja kutsutte itseänne leikillisesti meren kansaksi, niin voitte lisätä vaikkapa merenneidon jokaisen uutiskirjeen otsikkoriville.

Apina-emoji on valittu edustamaan meitä viidakkoteemamme mukaisesti:

Jos haluat ohjata ihmisiä muille verkkosivustoille esitelläksesi erilaisia projekteja, niin voit luonnollisesti lisätä kirjeeseen linkkejä. Voit myös lisätä videoita tai linkkejä videoihin.

Muista perusasiat

Nämä säännöt kannattaa laittaa korvan taakse:

  • Fontit: älä käytä enempää kuin kahta eri fonttia ja valitse fontille väri, jota on helppo lukea.
  • Värit: voit valita räikeitä tai hillittyjä, riippuen organisaationne ilmeestä.
  • Efektit: varo käyttämästä näitä liikaa. Liika vilkkuminen häiritsee asian vastaanottamista.

Löydät täältä lisää hyviä vinkkejä uutiskirjeen visuaalisen ilmeen suunnitteluun.

Viimeiset viilattavat yksityiskohdat

Sisäisen uutikirjeesi pituus on myös tärkeä seikka. Lyhyt ja ytimekäs – sen pitäisi olla mottosi uutiskirjeen suhteen. Senpä vuoksi, viisi tai kuusi on maksimimäärä osioita, joka yhdessä kirjeessä kannattaa olla. Osa osioista voi olla hyvinkin lyhyitä (kuten esimerkiksi niksiosio). 

Jos sinulla on paljon sanottavaa etkä voi lyhentää kirjeen pituutta, niin kannattaa pohtia voisitko lähettää kirjettä kahden viikon välein kuukausittaisen kirjeen sijasta. Tällä tavoin yksittäinen kirje on lyhyempi ja se myös kolahtaa kaikkien postiluukkuun useammin.

Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä: postituslistasi. Kannattaa lähettää sisäinen uutiskirje kaikille työntekijöille, mutta myös organisaation hallituksen jäsenille. Voit myös pohtia, lähettäisitkö viestiä myös muille, kuten kumppaniyrityksille ja muille sidosryhmille. Valinta on sinun!