Tuplasti tehoja työskentelyyn – 10 vinkkiä markkinoijille ja viestijöille

Kuinka paljon sinä heität hukkaan työaikaa tavallisen työpäivän aikana? Vartin, puoli tuntia vai jopa tunteja?

Työssä käyminen ei tarkoita sitä, että työt tulisivat aina tehdyksi. Jos työaikasi on pilkottu liian monen eri tehtävän hoitamiseen ja erilaiset häiriötekijät vievät jatkuvasti huomiotasi, keskittymisesi taso laskee ja tärkeille työtehtäville varaamasi työaika kuluu todennäköisemmin epäolennaiseen puuhasteluun.

Jotta saisit työaikasi todelliseen hyötykäyttöön, olemme koonneet sinulle 10 vinkkiä, joiden avulla voit parantaa oman työskentelysi tehokkuutta ja luoda itsellesi uudenlaista työrutiinia. 

1. Selvitä, mihin työaikasi oikeasti kuluu

Tutkimusten mukaan käytämme työajastamme jopa kolmanneksen sähköpostien lukemiseen ja viesteihin vastaamiseen. Sähköpostin lisäksi monet pienet päivittäiset tehtävät, kuten esimerkiksi tiedonhaku, vievät nopeasti leijonanosan tavallisesta työpäivästämme.

Jotta tärkeimmille työtehtäville saa raivattua tarpeeksi kallista työaikaa, kannattaa omaa työskentelyä tarkastella kriittisesti ja selvittää, mihin työaikaa oikeasti kuluu. Hyvä keino työrutiinien selvittämiseen on pitää parin päivän ajan kirjaa siitä, kuinka paljon kukin työtehtävä vie aikaa. Kirjanpidon on oltava tarpeeksi tarkkaa, jotta näet konkreettisesti, milloin vaihdat tehtävästä toiseen, milloin pidät taukoja ja milloin joku keskeyttää työsi.

Kokeile tätä: RescueTime on päätelaitteelle ladattava sovellus, jonka avulla voit selvittää, kuinka paljon vietät työpäivän aikana aikaa eri ohjelmien ja verkkosivujen parissa. Sovellus näyttää tunteina ja minuutteina esimerkiksi, kuinka kauan käytät aikaa somessa tai sähköpostin parissa.

2. Karsi häiriötekijät

Kun olet selvillä tavallisen työpäiväsi ajankulusta, tarkastele työskentelyäsi kriitisesti. Jos huomaat pomppivasi työtehtävästä toiseen tai vastailevasi vähän väliä sähköposteihin, vaikka sinun pitäisi keskittyä vaativaan kirjoitustyöhön, mieti mistä tämä johtuu. Onko omissa tottumuksissasi parannettavaa vai onko vastuullasi kohtuuttoman paljon työtehtäviä, jotka eivät itse asiassa edes kuuluisi sinulle? Kun saat tunnistettua työsi suurimmat häiriötekijät ja aikasyöpöt, tartu härkää sarvista ja hoida ongelmat kerta heitolla pois päiväjärjestyksestä.

Kokeile tätä: Karsi tietokoneesi push-notifikaatiot minimiin, ja sulje sähköposti aika ajoin kokonaan. Jokainen ylimääräinen ilmoitus ja saapuneen viestin kilahdus vie keskittymistäsi pois tärkeistä työtehtävistä.

3. Panosta kunnollisiin työkaluihin ja keskity olennaiseen

Kunnolliset työkalut ovat jokaisen markkinoijan ja viestijän työskentelyn edellytys. Ilman toimivia ja helppokäyttöisiä teknologioita työskentely turhauttaa ja innostus työn tekemiseen laskee. Jos esimerkiksi verkkosivujen sisällönhallinta vaatii joka kerta käyttöohjeiden lukemista tai sivujen päivitys ei onnistu ilman talon ulkopuolista apua, kannattaa miettiä, olisiko toimivampaa ja samalla edullisempaa hyödyntää julkaisujärjestelmää, jonka käytön jokainen työntekijä voi oppia saman tien.

Hyvin usein käy nimittäin niin, että urakoimme jonkin tietyn työtehtävän kanssa rutiininomaisesti päivästä toiseen ja käytämme siihen kohtuuttoman paljon aikaa, vaikka voisimme hyödyntää olemassa olevia teknologioita, tehdä saman asian yli puolet nopeammin ja keskittyä tärkeämpiin tehtäviin.

Kokeile näitä:

• Sen sijaan, että kirjoittaisit rutiininomaisia kiitos- tai tilausvahvistussähköpostiviestejä asiakkaille ja sidosryhmille, hyödynnä markkinoinnin automaatiota, joka mahdollistaa erilaisten automaattisten vastausviestien lähettämisen triggeröimällä.
• Jos somekeskustelujen ja verkkomedian seuraamiseen tuntuu menevän liikaa päivittäistä työaikaa, kokeile mediaseurantapalvelua, joka etsii ja kokoaa reaaliaikaisesti haluamasi keskustelut ja uutiset suoraan sähköpostiisi.
• Tiedotejakelupalvelun kautta voit lähettää lehdistötiedotteesi alasi toimittajien ja bloggaajien sähköpostiin ilman että sinun tarvitsee itse kerätä ja päivittää heidän yhteystietojaan.

Mediaseurantapalvelu etsii sosiaalisen median keskusteluista kiinnostavaa sisältöä valitsemiesi hakusanojen avulla.

4. Lisää työskentelyn sujuvuutta pienten apuvälineiden avulla

Aina työskentelyn tehostamiseen ei tarvita järeämpiä työkaluja vaan joskus riittää, että käyttöön ottaa pieniä apuvälineitä, jotka on helppo ladata selaimelle tai omalle koneelle. Näiden apuvälineiden tehtävänä on ennen kaikkea lisätä työn sujuvuutta tiedon ja sisältöjen järjestämisen sekä arkistoinnin kautta. Jos huomaat työskentelysi aina pysähtyvän johonkin esteeseen, kuten kuvien järjestämisen vaikeuteen, tee nopea Google-haku, ja katso onko ongelman ratkaisemiseen olemassa jokin helppokäyttöinen sovellus.

Kokeile näitä:

• Save the pocket on Chrome-selaimelle ladattava laajennusosa, jonka avulla voit tallentaa kiinnostavan verkkosivun yhdellä klikkauksella omaan pocket-tiliisi. Tiliin tallennetut sivustot synkronoituvat myös muille päätelaitteillesi, joten voit jatkaa esimerkiksi kiinnostavan artikkelin lukemista kotona.
• One tab on Chromen laajennusosa, joka kokoaa selaimessa auki olevat välilehdet listaksi. Listan avulla liikkuminen välilehtien välillä on nopeampaa.
• Microsoftin OneNote on eri päätelaitteisiin ladattava muistiinpanosovellus, johon saa nopeasti tehtyä vaikkapa do-to-listoja tai kokousmuistiinpanoja. Sovelluksella voit korvata esimerkiksi pöydän nurkille kertyneet muistilaput.

5. Tee itsellesi viikkosuunnitelma ja aseta deadlineja

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, kuten vanha viisaus kertoo. Kun työtehtäviä on paljon ja monta projektia täytyy pystyä hoitamaan yhtä aikaa, on suunnittelutyöllä työn sujuvuuden ja tehokkuuden kannalta valtava merkitys.

Hyvä keino jaksottaa omaa työskentelyä on suunnitella seuraavan viikon tärkeimmät työtehtävät jo etukäteen edellisen viikon perjantaina. Itselle kannattaa listata ainakin viisi tehtävää, jotka on oltava tulevalla viikkolla tehtynä.

Liian laajojen tai ympäripyöreiden tehtävien listaaminen ei kannata, joten ”päivitä markkinointisuunnitelma” tai ”kirjoita jotain blogiin” -tyyliset suunnitelmat kannattaa unohtaa. Käytä sen sijaan aikaa siihen, että mietit etukäteen, mitä teet, kuinka paljon käytät siihen aikaa ja milloin työn tulee olla valmis.

Henkilökohtaisten deadlinien asettaminen auttaa jakamaan laajempia projekteja osiin ja jaksottamaan omaa työskentelyä. Deadlinien ansiosta työt etenevät vähän kerrallaan, eikä niin sanottu final deadline pääse yllättämään.

Kokeile tätä: Hyödynnä to-do-listoja, joihin kirjaat viikon tärkeimmät työtehtävät sekä päivittäiset pienemmät tehtävät. Kun olet saanut työn tehtyä, yliviivaa se listalta. Tällöin näet konkreettisesti, kuinka etenet työssäsi.

6. Seuraa oman työskentelyn onnistumisia

Muistele edellistä kertaa, jolloin onnistuit työssäsi oikein kunnolla. Onnistumisen ilo tuo arkeen paljon energiaa ja intoa sekä halua onnistua yhä uudestaan. Siksi onnistumisen tiedostamiseen ja seuraamiseen kannattaa kiinnittää huomiota.

Seuraavan kerran kun asetat itsellesi, tekemällesi kampanjalle tai projektille tavoitteita, päätä myös, kuinka aiot seurata onnistumistasi. Hyödynnä käyttämiesi työkalujen keräämää dataa ja tarkkaile esimerkiksi pidemmällä aikavälillä, kuinka paljon lukijoita bloggauksesi ja lähettämäsi uutiskirjeet keräävät tai kuinka aktiivisesti somepostauksesi herättävät keskustelua.

Kokeile tätä: Google-tuoteperheeseen kuuluva Google Data Studio auttaa hahmottamaan muun muassa Google Analyticsin ja AdWordsin sekä Youtuben keräämää dataa visuaalisten ja helppolukuisten raporttien muodossa. Sen avulla voit esimerkiksi seurata kätevästi verkkosivujen kävijäliikennettä sekä eri mainoskampanjoiden tehokkuutta.

Google Data Studio mahdollistaa datan esittämisen erilaisten kuvaajien avulla.

7. Ota oppia työkavereilta

Vaikka sinulla ei olisikaan omaa tiimiä ympärilläsi tai vaikka olisit työpaikkasi ainoa markkinoinnin tai viestinnän ammattilainen, voit hyödyntää työkavereidesi tietotaitoa omassa työssäsi. Kerää ja ideoi esimerkiksi artikkeleiden, bloggausten ja somepostausten aiheita asiakasrajapinnassa työskentelevien kanssa tai hae lehdistötiedotteisiin uutta näkökulmaa työpaikan erityisasiantuntijoiden avulla.

Entä löytyykö työkavereistasi valokuvausharrastajia, joilla löytyy osaamista kuvien käsittelystä tai näppäriä it-osaajia, joilta saa tarvittaessa apua esimerkiksi erilaisten Excel-listojen muokkaamisessa? Usein ympärillämme on valtava määrä osaamista ja apu oman työn hetkellisiin ongelmakohtiin löytyy yllättävän läheltä.

Kokeile tätä: Järjestäkää esimerkiksi kerran kuussa muutaman tunnin koulutuspäiviä, joissa opettajana tai luennoitsijana toimii oman talon työntekijä. Tällaisissa tilaisuuksissa on hyvä mahdollisuus jakaa omaa eritysosaamista muille ja koulutuksen teemana voi olla esimerkiksi ”Onnistuneet asiakastarinat” tai vaikkapa ”Kuvankäsittelyn alkeet”.

8. Opeta itsesi keskittymään

Keskittymiskykymme on päivän aikana useaan otteeseen koetuksella. Kun tekemistä on paljon ja aikataulu on tiukka, on keskittyminen yleensä entistä vaikeampaa. Tällöin kannattaa ottaa avuksi apuvälineitä, joiden avulla omaa mieltä voi yrittää opettaa pois harharetkiltä.

Kokeile näitä:

• Chromen StayFocusd sekä Firefoxin LeechBlock ovat selaimelle ladattavia lisäosia, joiden avulla voit blokata haluamasi verkkosivut haluamallesi ajankohdalle. Voit esimerkiksi asettaa Facebookin ja Twitterin osaksi työpäivää kieltolistalle, jotta et vahingossakaan eksy someen silloin kun aikaa on käytettävä muuhun.
• Pomodore-tekniikassa työtä tehdään 25 minuutin jaksoissa, jonka jälkeen oma työskentely kirjataan muistiin. Tekniikka auttaa jakamaan työtehtävät pienempiin osiin sekä lisäämään keskittymiskykyä. Voit käyttää työn jaksottamiseen puhelimesi hälytintä tai esimerkiksi selaimessa toimivaa MyTomatoes-ajastinta.

9. Kiinnitä huomiota työympäristöön

Viihtyisällä ja ergonomisella työympäristöllä on tutkimusten mukaan merkittävä vaikutus työhyvinvointiin ja työssä jaksamiseen. Vaikka emme yleensä yksin pysty muokkaamaan työpaikan työtiloja tai ilmapiiriä täysin sellaiseksi kuin haluaisimme, kannattaa itse olla aktiivinen ja esimerkiksi sisustaa oma työpiste mieleiseksi sekä kannustaa työkavereita rennon ja mukavan työympäristön luomiseksi.

Jos oma työpiste ei tunnu tarpeeksi rauhalliselta vaativaan kirjoitustyöhön, sovi työnantajan kanssa esimerkiksi etätyöpäivän pitämisestä ja työpisteen siirtämisestä aika ajoin toiseen huoneeseen. Ja jos kärsit jatkuvasti selkävaivoista, pyydä työnantajaa kutsumaan työpaikalle työfysioterapeutti, joka tarkistaa kaikkien työasennon ja antaa neuvoja parempaan työergonomiaan.

Kokeile tätä: Järjestäkää työkavereiden kanssa ideariihi ja kerätkää ylös ajatuksia jokaisen ihannetyötilasta. Haaveileeko useampi työntekijä esimerkiksi taukotilasta, jossa olisi sohvia, riippukeinuja ja tilaa kahvittelulle vaiko paremmasta äänieristyksestä toimistojen välille? Viekää toivelistanne yhdessä ylemmälle johdolle, niin saatte äänenne paremmin kuuluviin.

Koodiviidakossa sisustetaan Viidakko-teemalla. Riippumatoissa on mukava pitää tiimipalaveria ja rentoutua tauolla.

10. Pidä tarpeeksi taukoja

Jokainen istumatyöläinen on varmasti lukenut ja kuullut kyllästymiseen asti mainintoja siitä, kuinka tärkeää on pitää taukoja työskentelyn lomassa. Kuitenkin taukojen pitämisen toteuttaminen on monelle meistä todella vaikeaa, sillä joko emme ehdi, jaksa, viitsi tai muista pitää taukoja. Siksi onkin tärkeää päättää jo etukäteen, milloin aikoo pitää tauon ja kuinka pitkäksi aikaa. Ja tämän jälkeen täytyy päättää, että tauko tulee oikeasti pidettyä.

Kokeile tätä: Laita puhelimesi hälyttämään 55 min päästä ja aloita sitten työskentely. Kun puhelin hälyttää, pidä 5 minuutin tauko. Kokeile myös puhelimeen ladattavia, intervalli-urheiluun alun perin kehitettyjä sovelluksia, joissa puhelin hälyttää automaattisesti työskentelyn ja lepojaksojen välissä.

Kaipaavatko työkalusi päivittämistä?

Me täällä Koodiviidakossa panostamme vahvasti tuotekehitykseen, jotta sinulla olisi käytössäsi parhaat mahdolliset markkinoinnin ja viestinnän työkalut. Tutustu palveluvalikoimaamme ja kutsu asiantuntijamme käymään.

Ota yhteyttä