Mediakannan ylläpito – esittelyssä tiimi ePressin takana

Hyvä ja kattava mediatietokanta on tiedotejakelupalvelun tärkein ominaisuus, sillä se varmistaa, että tiedotteet menevät juuri oikeille henkilöille ja julkaisuille, jolloin ne myös julkaistaan todennäköisemmin. Koodiviidakolla on oma mediakannan rakentamiselle, päivittämiselle ja ylläpitämiselle omistautunut tiimi, jonka päivittäinen työskentely pitää huolen siitä, että mediatietokantamme on aina ajan tasalla.

Mediatietokannan päivittäminen on enimmäkseen käsityötä, sillä automaatiot eivät ole siinä riittävän tarkkoja ja tehokkaita. Tavoitteena on pitää mediakanta aina ajan tasalla, joten päivittäinen työskentely sen parissa on tärkeää.

Informaatikkotiimin vetäjä Daria Lyutkovski kertoo, että työskentely alkaa usein yksinkertaisista hakukoneista ja medioista: ”Etsimme esimerkiksi Googlen tai LinkedInin avulla alan tärkeimmät mediat ja tutkimme sitten heidän sivujaan ja julkaisujaan paremman kuvan saamiseksi.”

”Kontakteja etsitään pääosin median omilta sivuilta, mikä on Suomen osalta usein helppoa, mutta kaikissa maissa mediat eivät kerro toimittajiensa yhteystietoja yhtä näkyvästi. Suuri osa työtä onkin medioihin soittaminen tai viestittäminen ajankohtaisten kontaktien saamiseksi”, hän jatkaa.

Maakohtaiset erot

Mediakantatyöskentely riippuu myös hyvin paljon maasta. Suomen alueella mediakanta ja suhteet toimittajiin ovat niin hyvät, että toimittajat usein ottavat myös informaatikkotiimiimme yhteyttä, mikäli esimerkiksi poistuvat työstään tai haluavat vaihtaa kategoriaansa. Suomessa suoritamme myös säännöllisesti toimittajakyselyitä, joiden perusteella tietoja voidaan päivittää.

Pinky Fong työskentelee Aasian mediakannan parissa Hongkongista käsin ja hän hyödyntää työssään myös paljon muita lähteitä. Hän käy säännöllisesti kirjastoissa ja paikallisissa kahviloissa lukemassa lehtiä ja etsimässä niistä luotettavia toimittajia.

”Painetut aikakaus- ja sanomalehdet ovat Aasiassa usein hyvä lähde yhteystietojen löytämiselle. Jotkin lehdet mainitsevat toimittajien sähköpostiosoitteen suoraan artikkelin alla, mikä helpottaa työtäni”, Fong kertoo.

Aasiassa myös aluekohtaiset erot voivat olla suuria. Esimerkiksi Hongkongin alueella sosiaalisen median, kuten Instagramin tai Facebookin bloggaajat ovat usein näkyvämpiä, kun taas Taiwanin alueella käytetään enemmän perinteisiä blogeja. Kohdemaansa mediamaailma on siis hyvä tuntea tarkkaan.

Siinä missä Suomessa ja esimerkiksi Taiwanissa blogit ovat kova juttu, Hongkongissa monet suosituimmista bloggaajista ovat siirtyneet lähes täysin someen ja hylänneet perinteisen blogialustan.

Mediakantojen rakentamisessa kielitaito ja kulttuurituntemus ovat ensisijaisen tärkeitä. Jokaisen alueen vastaavan tulee hallita alueen kielet ja kulttuurit riittävän hyvin, useimmiten natiivilla tasolla, jotta mediakannoista kehittyy mahdollisimman laadukkaita.

Jatkuva ylläpito

Uusien kontaktien lisäksi tietokantaa käydään myös jatkuvasti läpi vanhentuneiden, epäaktiivisten ja toimimattomien kontaktien karsimiseksi. Vanhojen yhteystietojen läpikäynti riippuu jonkin verran alueesta ja julkaisusta – joidenkin medioiden osalta toimittajien vaihtuvuus on tiuhempaa, joten näiden julkaisujen kontaktit tarkistetaan useammin.

”Osoitteita käydään läpi joka päivä, jotta asiakkaille olisi tarjolla mahdollisimman päivitettyä tietoa medioiden työntekijöistä. Jos tiedossa on jokin tietty projekti lähitulevaisuudessa, johon liittyy tiedotteiden lähettämistä jollekin tietylle toimittajakunnalle, kiinnitetään tietysti erityistä huomiota näiden kontaktien päivittämiseen”, kertoo Ruotsin mediakannasta vastaava Hilla Mikkonen.

Ylläpitoon liittyy myös tiedotteiden seuraamista. ePressin raporteista käy ilmi, ketkä toimittajat ovat kaikista aktiivisimpia avaamaan tiedotteita ja raporttien avulla voi myös seurata, mistä aiheista mitkäkin julkaisut ja toimittajat ovat eniten kiinnostuneita. Toimittajat, jotka eivät pitkään aikaan ole avanneet tiedotteita taas ovat luultavasti epäaktiivisia, joten heidän yhteystietonsa ja senhetkinen työtilanteensa kannattaa tarkistaa.

ePressin statistiikka auttaa löytämään aktiivisimmat lukijat ja klikkaajat.

”Täytyy myös aina varmistaa, että kyseinen journalisti on kirjoittanut artikkeleja viime aikoina, sillä esimerkiksi vanhemmuuslomat eivät aina näy suoraan ja päivitettyinä median yleiskontaktisivulla”, Mikkonen selventää.

Bloggaajat

Mediatietokantaamme kuuluvat lehtien, radioiden ja muiden medioiden lisäksi myös tunnetut bloggaajat. Bloggaajien määrä riippuu aihealueesta, mutta esimerkiksi matkailun, ruoan ja muodin saralla bloggaajat ovat nykyään hyvinkin tärkeä osa tehokasta viestintää. 

Bloggaajien ja mielipidevaikuttajien etsimisessä voi käyttää apuna mediaseurantapalvelua sekä sosiaalista mediaa. On tärkeää, että kirjoittaja on aktiivinen ja liikkeellä pitkäjänteisellä suunnitelmalla – siksi aivan uusia blogeja ei usein vielä lisätä tietokantaan, vaan niitä seurataan ensin jonkin aikaa.

Sosiaalinen media

Moni journalisti on aktiivinen myös sosiaalisessa mediassa, joten etenkin Twitterin viestinnän hashtageja ja LinkedIniä seuraamalla voi löytää hyviä, korkealaatuisia kontakteja. Myös medioiden, jotka puolestaan seuraavat muissa medioissa tapahtuvia muutoksia – esimerkiksi nimitysuutiset ja portaalit – seuraaminen helpottaa toimittajien löytämistä ja yhteystietojen päivittämistä

”Käytän sosiaalisen median palveluja, kuten Facebookia, Instragramia ja LinkedIniä yhteystietojen löytämiseen ja toimittajien seuraamiseen. Hyödynnän myös muita verkkopalveluja ja portaaleja, jotka tarjoavat valmiiksi journalistien tietoja”, Pinky Fong tarkentaa.

Jatkuvasti elävä kenttä

Mediamaailma elää jatkuvassa muutoksen vilskeessä, joten suuri haaste mediakannan ylläpidossa onkin pitää se riittävän ajan tasalla. Medioita syntyy ja kuolee jatkuvasti, uudet julkaisut syrjäyttävät vanhat ja blogin perustaminen on niin helppoa, että uusia blogeja syntyy kuin sieniä sateella.

”Hongkongissa ihmiset vaihtavat työpaikkaansa usein, joten se luo aivan omanlaiset haasteensa. Erityisesti media-alalla useat vanhat mediat lakkautetaan ja uudet ottavat niiden paikkansa. Siksi jatkuva mediakannan seuranta ja päivittäminen on erityisen tärkeää Hongkongissa”, Pinky Fong selventää.

Media-alan eläväisyys tarkoittaa sitä, että mediatietokanta ei koskaan voi olla täydellinen. Päivittäinen työskentely sen parissa kuitenkin varmistaa, että tarjoamme asiakkaillemme aina parasta mahdollista palvelua mediakontaktien suhteen.

ePressi.com on monikanavainen tiedotejakelupalvelu, jonka mediatietokantaa pidetään yllä päivittäisellä informaatikkotyöllä. Jos kaipaat apua mediatiedotteesi julkaisemisessa ja jakelemissa, ole meihin yhteydessä niin tehdään yhdessä suunnitelma juuri sinun tiedottamistarpeillesi!