Lähes kaikki tapahtumaviestinnästä

Yhä useampi viestinnän ja markkinoinnin ammattilainen on viime vuosina huomannut tapahtumien järjestämisen olevan jatkuvasti suurempi osa toimenkuvaansa. Ajat, jolloin ovella selattiin excel-listoja ovat ohi, ja tapahtumajärjestäjällä on käytössään alati kasvava työkaluvalikoima. Moni perusasia on kuitenkin myös pysynyt ennallaan. 

Mitä tapahtumaviestinnässä olisi hyvä ottaa huomioon? Katsotaanpa.

Ennen, jälkeen ja aikana

Kaikki lähtee viestintäsuunnitelman laatimisesta. Tämä sisältää aikajänteen, tavoitteet, käytetyt kanavat ja työkalut sekä mittaamisen.

Kun karkea suunnitelma on luotu, on aika jakaa tavoitteet osiin esimerkiksi kanavatasolla, minkä jälkeen jatketaan aikatauluttamisella. Tapahtumasta riippuen suunnitelman ei tarvitse olla monimutkainen, mutta onnistunut tapahtuma edellyttää suunnitelmallisuutta ja ajanhallintaa.

Kun ryhdyt suunnittelemaan tapahtumaviestintää muille kuin aivan pienille tapahtumille, aikajänne on usein varsin pitkä, ja esimerkiksi vuosittaisessa tapahtumassa viestintä alkaa käytännössä edellisen päätyttyä. Jos kyse on sarjasta tapahtumia tai vuosittaisesta tapahtumasta, on tapahtuman jälkeinen viestintä osa seuraavan tapahtuman markkinointia.

Lehdistötiedottaminen

Suunnittele lehdistötiedottaminen ajoissa. Mikäli kyseessä on uusi tapahtuma, kerro siitä jo hyvissä ajoin, ja tiedota säännöllisesti ja johdonmukaisesti tapahtuman lähetessä. Mikäli kyseessä on toistuva tapahtuma, seuraavasta tapahtumasta kannattaa mainita ensimmäistä kertaa jo edellisen tapahtuman viimeisessä lehdistötiedotteessa.

Tiedotteilla tulee olla toisiaan seuraava logiikkaansa. Esimerkiksi näin:

• Tiedote tulevan tapahtuman päivämääristä ja karkeasta sisällöstä
• Tiedote tapahtumaan saadusta rahoituksesta tai yhteistyökumppanuudesta
• Tiedote esiintyjistä, puhujista, sisällöstä yms – tämän voi myös jakaa osiin, jos tapahtuma on suuri, tai jos esimerkiksi puhujat tai esiintyjät varmistuvat yksi kerrallaan
• Tiedote tapahtuman jälkeen – kuvien kera
• Voit myös harkita sisältöpainotteisempaa tiedotetta, jolla on suurempi todennäköisyys päästä aikakauslehden syvempään pureskeluun. Etsi tapahtumaan erityisen kiinnostava kulma esimerkiksi sen historiasta, tai perusta tiedote tapahtuman perustajan tarinalle ja mielipiteille, ja tarjoa haastatteluja.
• Voit myös tiedottaa esimerkiksi lippujen loppuunmyynnistä, uusien lippujen lisäämisestä jne. On tärkeää, että keskustelu pysyy yllä ja tapahtuma esillä mediassa.

Kuva: Tapahtumasta tiedottaminen on hyvä aloittaa hyvissä ajoin. Esimerkiksi Oulunsalo Soi tiedottaa festivaalinsa ohjelmistosta ja esiintyjistä pitkin kevättä. 

Muista kuvat, videot, sitaatit ja liitteet – ja aloita keskustelu lehdistötiedotteesi avanneiden ja lukeneiden journalistien kanssa vaikkapa puhelimitse tai somessa.Lehdistötiedotteiden julkaiseminen myös verkossa on tärkeää. Näin kun kiinnostuneet tekevät hakukonehakuja pitkin vuotta, vastaan tulee relevanttia sisältöä.

Jos sinulta ei löydy toimittajien yhteystietoja, lähetä tiedotteesi tiedotejakelupalvelun kautta. Palvelun avulla pystyt kohdistamaan tiedotteesi esimerkiksi oman alueesi kulttuuritoimittajille. Tiedotejakelupalvelu huolehtii siitä, että toimittajien yhteystiedot ovat ajan tasalla, joten sinun ei tarvitse käyttää aikaa omien medialistojesi ylläpitämiseen vaan voit keskittyä olennaiseen eli tiedotteiden sisältöön. 

Sähköpostiviestintä

Kutsu vieraasi tyylikkäällä sähköpostikutsulla, ja rakenna myös kutsumisesta johdomukainen ketju. Esimerkiksi näin:

• Save the date -kutsu ilman rekisteröitymis- tai lipunostomahdollisuutta
• Varsinainen kutsu, joka ohjaa rekisteröitymis- tai ilmoittautumissivulle
• Muistutuskutsu vain niille, jotka eivät ole vielä rekisteröityneet – älä siirtele excel-listoja järjestelmästä toiseen vaan varmista, että tieto näiden ja suuremmissa tapahtumissa kenties myös CRM-järjestelmän välissä siirtyy automaattisesti
• Mahdollinen ”vielä ehtii” -muistutuskutsu.

Sähköpostikutsu on perinteistä postitettua kutsua huomattavasti edullisempi vaihtoehto ja sen voi lähettää yhdellä kertaa jopa tuhansille vastaanottajille. Kerää tapahtumaan osallistuneiden sähköposteja esimerkiksi ilmoittautumisen yhteydessä -> näin sinulla on valmis sähköpostilista valmiina ensi vuotta varten. Mitäpä jos kokeilisit lähettää kutsun videon muodossa? Sekin onnistuu sähköpostilla.

Kuva: Vaikka kutsu lähtisi sadoille tai tuhansille vastaanottajille, se voi silti olla henkilökohtainen. Toimiva työkalu hakee esimerkiksi vastaanottajien nimen kutsuun automaattisesti. 

Lähetä tärkeät tiedot yhdessä infopaketissa sähköpostitse juuri ennen tapahtumaa – jos huolehdit mobiililaitteiden tai wifin toimimisesta tilaisuudessa, tarjoa mahdollisuus ladata puhelimeen PDF-tiedosto. Koska näitä tietoja tarkistetaan päivän mittaan, varmista, että paketti on mobiiliystävällinen. Vinkki: monet sähköpostiviestinnän järjestelmät mahdollistavat myös tekstiviestimuistutukset. Hyvin ajoitettu SMS-muistutus saattaa nostaa paikalle ilmaantuvien määrää ratkaisevasti.

Tapahtuman jälkeen sähköposti toimii jälkimarkkinoinnin työkaluna. Pyydä palautetta kyselyllä, ja muista myös heitä, jotka eivät päässeet paikalle. Kun viralliset kuvat valmistuvat, voit luoda myös tapahtumasivun, johon kokoat valokuvaajan ottamat kuvat, videot ja somefiidit – lähetä myös linkki tähän tyylikkäällä sähköpostiviestillä. Mikäli tapahtuma on toistuva, muista jo markkinoida seuraavaa tapahtumaa.

Tapahtumasivu

Tarjoa rekisteröitymismahdollisuus helposti ja nopeasti tyylikkäällä rekisteröitymissivulla – varmista, että jos kyseessä on maksullinen tapahtuma, maksun voi hoitaa samalla. Tilaa ilmoittautumisista sähköposti-ilmoitukset, tai seuraa tilannetta live-linkistä. Tapahtumasivulla kannattaa kannustaa osallistumaan videoin ja kuvin, ja mahdollistaa myös kutsun jakaminen ja ystävän kutsuminen.

Tapahtuman jälkeen tapahtumasivu voi toimia kuvagallerioiden ja feedien paikkana, joka pitää yllä etenkin toistuvan tapahtuman online-brändiä seuraavaan vuoteen asti. Tapahtumasivulla kannattaa myös jo hyvissä ajoin tiedottaa seuraavan tapahtuman ajankohdasta ja sisällöstä.

Sosiaalinen media

Sosiaalisen median rooli tapahtumissa on yhä tärkeämpi. Ennen tapahtumaa jatkuvan näkyvyyden tulisi kulkea käsi kädessä lehdistötiedottamisen ja kutsujen kanssa. Tapahtuman aikana se taas luo yhteenkuuluvuutta vierailijoiden kesken ja pitää tapahtuman elävänä ja tuo tapahtumalle näkyvyyttä.

Joitakin vinkkejä sosiaalisen median hyödyntämiseen ennen tapahtumaa:

• Jaa somesi kahteen ryhmään: tapahtuman tärkeät ja vähemmän tärkeät somet. Keskity tärkeisiin, mutta älä täysin unohda vähemmän tärkeitä.
• Jos kohderyhmäsi on Facebookissa, luo tapahtuma ajoissa – ja muista kutsua laajasti
• Avaa näkymiä kulissien taakse Instagramissa, Snapchatissa tai Periscopessa
• Jaa kuvia aiemmista tapahtumista esimerkiksi Facebookissa ja Pinterestissä
• Luo tapahtumalle oma hashtag ja käytä sitä johdonmukaisesti kaikessa viestinnässä
• Pidä sosiaalisen median päivitykset ajan tasalla ja johdonmukaisina koko viestintäprosessin ajan – kiihdytä tahtia kohti tapahtumapäivää
• Älä julkaise vain ”nyt liput julki” -päivityksiä, vaan keskity tarinoihin: ihmisiin tapahtuman takana, esiintyjiin, historiaan jne. Harkitse kilpailun järjestämistä.
• Harkitse sovellusta, joka mahdollistaa kootun sisällöntuotannon ja päivitykset. Kokeile esimerkiksi Storify:ta.
• Voit pyytää vierailijoilta rekisteröitymisvaiheessa linkit someprofiileihin, ja esimerkiksi näyttää LinkedIn-profiilit sen sallivien osalta rekisteröitymissivulla. Näin vasta harkitsevat näkevät, ovatko oikeassa seurassa, ja voivat jo etukäteen tutkia, keneen haluavat tutustua.
• Oitis aloittaessasi tapahtumaviestinnän, luo siihen soveltuvat seurannat some- ja verkkomedian seurantatyökaluihisi, ja seuraa, miten kiinnostus tapahtumaa kohtaan kehittyy. Osallistu, reagoi, ja kommentoi.
• Luo etukäteen tapahtumaan sopivia lainauksia, tweettejä ja kuvia. Osan voit ajastaa valmiiksi.

Ja tapahtuman aikana:

• Tee selväksi kaikessa vierailijaviestinnässä, esiintyjien materiaaleissa ja speakeissa, missä somekeskustelut käydään ja millä hashtageilla
• Seuraa tarkasti, mitä somessa tapahtuu, ja reagoi
• Pidä somet aktiivisena tapahtuman aikana – edellä mainittu Storify toimii esimerkiksi livebloggauksen työkaluna.
• Harkitse livefeediä, mutta varmista että se on laadukasta, tulee se sitten Snapchatiin tai johonkin pysyvämpään mediaan
• Kannusta vierailijoita jakamaan, keskustelemaan, kommentoimaan ja ottamaan kuvia. Pidä huoli, että tapahtumassa on hyviä kuvauspaikkoja, joiden taustalla näkyy selkeästi, mistä tapahtumasta on kyse.
• Kokeile photoboothia tai aarteenmetsästystä, ja käytä luovuutta kannustamiseen esimerkiksi tekemällä jakamisesta pelinomaista Eventmobin avulla. 
• Tuo keskustelufeedit näkyviin ruuduille.

Tapahtuman jälkeen on aika selvittää, mitä somessa ja perinteisessä verkkomediassa tapahtui tapahtumaan liittyen. Kenet tavoitettiin ja missä määrin, mikä toimi ja mikä ei? Luo raportit suoraan mediaseurantatyökalustasi.

Kuva: ProCom ry jakaa tapahtumiensa tunnelmia ja keskusteluja aktiivisesti mm. Twitterissä.  

Osallistaminen

Tapahtuman aikana sosiaalisella medialla on suuri rooli osallistamisessa, mutta myös muita tärkeitä tapoja on, esimerkiksi:

• Mahdollista chat-keskustelu vierailijoiden kesken
• Tarjoa mahdollisuus arvioida esityksiä reaaliaikaisesti
• Kokeile esimerkiksi sli.do:ta reaaliaikaisten Q&A-sessioiden hallitsemiseen. Samalla työkalulla voit myös jakaa esitysmateriaalit luettavaksi kätevästi mobiililaitteesta.
• Mieti, voisitko tarjota yleisöille muissa kaupungeissa/maissa tavan osallistua tapahtumaan.

Sisäinen viestintä

Tapahtuman onnistumisen kannalta tiimin sisäisellä viestinnällä, ja esimerkiksi vapaaehtoisille tapahtuvalla viestinnällä on tärkeä rooli.

• Tallenna kaikki tarvittava tieto paikkaan, johon kaikki pääsevät helposti ja varmasti, kuten Google Drivelle
• Luo pikaviestimiin kuten WhatsApiin tai Skypeen eri ryhmiä, joilla kommunikaatio tapahtuu nopeasti
• Helpota sisällöntuotantoa esimerkiksi Storifylla
• Jaa kaikille sähköisin linkein rekisteröitymisjärjestelmästä vain se tieto, mitä he roolissaan tarvitsevat.

Tuntuuko, että tapahtumaviestinnän työkalusi kaipaavat päivittämistä? ViidakkoMonitorin avulla seuraat verkko- ja somekeskusteluja ja osallistut niihin. ePressi.com-tiedotejakelun avulla lähetät lehdistötiedotteet hallitusti ja kootusti juuri oikeille toimittajille. Sähköpostimarkkinoinnin työkalu Postiviidakolla lähetät edustavat sähköposti-, video- ja SMS-kutsut - se integroituu kätevästi tapahtumahallinnan työkalu Eventillaan, jolla hoidat niin rekisteröitymisen, lipunmyynnin kuin vieraiden rekisteröimisen ovellakin. Sivuviidakolla taas luot vaikuttavia tapahtumasivuja sekä kuva- ja videogallerioita tapahtuman markkinointiin ennen ja jälkeen tapahtuman.

Ota yhteyttä, niin päivitetään tapahtumaviestintäsi ajan tasalle!