Mediatiedotteet ovat tehokas tapa saada näkyvyyttä suuressakin mittakaavassa. Monet viestinnän ammattilaiset törmäävät kuitenkin usein siihen ongelmaan, ettei tiedotteita huomioida medioissa. Lehtien ja muiden medioiden toimitukset, freelance-toimittajat ja bloggaajat saavat päivittäin satoja tiedotteita ja voi olla kovan työn takana erottua tästä massasta edukseen.
Kokosimme 8 vinkkiä, miten voit parantaa mediatiedotteidesi läpimenon mahdollisuutta.
1. Panosta laatuun
Pommittamalla toimittajia jatkuvasti heikkolaatuisilla tiedotteilla aiheutat vain hallaa itsellesi ja organisaatiollesi, sillä toimitukset eivät enää ota sinua vakavasti hyvänä ja luotettavana tiedonlähteenä. Muutama hyvä ja mielenkiintoinen tiedote on paljon parempi kuin useampi heikkolaatuisempi.
Hyvin kirjoitettu ja jäsennelty tiedote on jo suuri askel eteenpäin, sillä se helpottaa toimittajien työtä. On myös olennaista, että tiedotteen aihe on riittävän mielenkiintoinen, jotta se kannattaa ottaa osaksi julkaisun sisältöä. Kiinnitä myös huomiota siihen, että lisätietoa aiheesta on helposti saatavilla.
2. Muista kohdentaa
Spray and pray -taktiikka toimii harvoin viestinnässä ja markkinoinnissa, eikä sitä myöskään kannata harrastaa tiedotteiden lähettämisessä. Hyvin ja huolella laadittu ja kohdennettu lähetyslista on äärimmäisen tärkeää tiedotteen läpimenon varmistamiseksi. Älä esimerkiksi lähetä tekniikka-aiheisia tiedotteitasi maaseutuun keskittyvään lehteen.
Aiheen täytyy olla relevantti kyseisen median asiakaskunnalle, jotta sen julkaiseminen on kannattavaa. Muista, että se, mikä on sinun mielestäsi mielenkiintoista, ei välttämättä ole sitä valtaosalle lukijoista. Kirjoita tiedote ensisijaisesti lukijan lähtökohdista.
3. Ajankohtaisuus
Mikäli jokin asia on jo valmiiksi pinnalla, toimittajatkin tarttuvat siihen herkemmin. Seuraa ajankohtaisia aiheita ja mikäli mahdollista, rakenna tiedotteesi niiden ympärille. Jos esimerkiksi suuret työttömyysluvut ovat juuri puhuttaneet, voi olla hyvä idea tiedottaa omista rekrytoinneista tai työntekijämäärän kasvusta. Myös kilpailijoiden toimia kannattaa seurata, sillä se voi antaa sopivan kärjen omalle tiedotteelle.
4. Lisämateriaalit ja lisätieto
Tarjoa valmiiksi kuvitusta, videoita ja muuta lisämateriaalia tiedotteissasi, jotta tiedotteeseen tarttuvan toimittajan ei heti tarvitse etsiä lisätietoa. Kuvia ja videoita sisältävät tiedotteet voivat nimittäin saada jopa 45% enemmän katselukertoja, kuin pelkkää tekstiä sisältävät tiedotteet.
Kuva: Kirjapaja tarjoaa tiedotteessaan hyvälaatuisia valokuvia toimittajien käyttöön.
Muista myös tarjota yhteystiedot lisätietojen kysymistä varten – mieluiten useamman henkilön yhteystiedot – ja ole tavoitettavissa. Vastaa toimittajien viesteihin rivakasti ja pidä puhelin lähettyvillä. Mikäli lisätietoa kaipaava toimittaja ei saa helposti yhteyttä tiedotteen laatijaan tai muuhun yhteyshenkilöön, voi hän hylätä aiheen ja siirtyä seuraavaan.
5. Verkostoidu
Eri medioihin kannattaa aina pitää hyviä suhteita yllä, sillä tiettyjen toimittajien kanssa verkostoituminen voi edistää omaa viestintää. Luomalla hyvät suhteet sellaisiin toimittajiin, jotka erikoistuvat juuri sinun alasi uutisiin, parannat tiedotteidesi läpimenomahdollisuutta.
Eri lehtien toimittajia kannattaa seurata ja poimia joukosta ne, jotka kirjoittavat eniten yrityksellesi tai organisaatiollesi tärkeistä aiheista. Pidä yllä jatkuvaa keskustelua toimittajien kanssa, jotta he muistavat sinut jatkossakin. Toimittajiin voi olla suoraan yhteydessä esimerkiksi sosiaalisen median kautta ja heitä voi myös kutsua erilaisiin tapahtumiin tai tapaamisiin.
6. Sosiaalinen media ja blogit
Sosiaalista mediaa ja blogeja ei saa unohtaa, sillä printtinäkyvyys on vain yksi osa medianäkyvyyttä. Eri alojen mielipidevaikuttajat ja sosiaalisessa mediassa käytävä keskustelu ovat hyvin suuressa roolissa viestinnässä.
Tiedotteita kannattaa tarjota myös alan bloggaajille sekä julkaista niitä tiedotejakelupalveluiden portaalien lisäksi myös sosiaalisessa mediassa. Somessa syntyvä keskustelu lisää todennäköisyyttä, että jokin media ottaa tiedotteen käsittelyynsä tai mahdollisesti muistaa organisaatiosi helpommin jatkossa. Tämä luo tulevaisuuden tiedotteillesi paremmat mahdollisuudet läpimenoon.
7. Lähettämisen ajankohta
Tiedotteen lähettämisen ajankohta voi vaikuttaa vahvastikin tiedotteen läpimenoon. Aiheesta on paljon erilaista tietoa, sillä asia voi vaihdella myös maittain sekä julkaisuttain, mutta erään tutkimuksen mukaan alkuviikosta lähetetyillä tiedotteilla on parempi läpimenoprosentti kuin loppuviikosta lähetetyillä.
Myös vuodenajalla voi olla suuri merkitys. Esimerkiksi kesälomien aikaan kilpailevia tiedotteita on vähemmän, mikä voi osaltaan edesauttaa tiedotteen läpimenoa. Toisaalta myös useat toimittajat ovat tällöin lomalla. Omien luottotiedottajien loma-aikoja kannattaa seurata ja kesän tiedotteet lähettää silloin, kun he ovat töissä.
8. Pitkäjänteisyys
Kuten kaikki viestintä, myös mediatiedottaminen täytyy ottaa osaksi pitkäjänteistä viestintäsuunnitelmaa ja koko organisaation viestintästrategiaa. Isompi linja tiedottamisen suhteen kannattaa päättää hyvissä ajoin ja vuosisuunnitelma tiedotteiden määrästä ja ajankohdista hyödyttää pitkän tähtäimen viestintätyötä.
Jatkuva näkyvyys luo hyvän kuvan organisaatiosta, jolloin myös jatkossa tiedotteiden läpimeno on todennäköisempää. Tiedotteiden spämmääminen ei tietenkään ole hyvä idea, mutta säännölliset, laadukkaat tiedotteet auttavat organisaatiotasi pysymään toimittajien mielessä.
Kommentti
Kommentit
Ei kommentteja