Miten järjestää webinaari? – 9 vinkkiä onnistuneeseen aloitukseen [+infograafi]

06.08.2019 0

Webinaarit ovat nykyään yksi suosituimmista markkinoinnin työkaluista. Ne mahdollistavat ajankohtaisten asioiden esittelyn, aiheisiin syventymisen, vuorovaikutuksen katsojien kanssa  ja esityksen tallentamisen myöhempää käyttöä varten. Webinaarit ovat kustannustehokas ja melko helppo tapa esitellä yrityksesi asiantuntijuutta.

Ennen webinaarien aloitusta on kuitenkin muutama asia, jotka täytyy ottaa huomioon. Moni asia voi mennä pieleen, jos et tee etukäteisvalmisteluja huolellisesti. 

Siksi käymmekin tässä artikkelissa läpi onnistuneiden webinaarien ydinkohtia ja koostimme myös loppuun näppärän muistilistan, joka auttaa sinua omien webinaarien toteuttamisessa.

  1. Tarkoitus
  2. Kohderyhmä
  3. Asiantuntijat
  4. Sisältö
  5. Alusta
  6. Laitteisto
  7. Markkinointi
  8. Webinaarin aikana
  9. Webinaarin jälkeen


1. Tarkoitus

Kaiken tulisi alkaa kysymyksellä "Miksi haluan pitää tämän webinaarin?" Onko tarkoituksena kasvattaa myyntiä, tuoda asiakkaille lisäarvoa vai kouluttaa katsojia tietystä aiheesta? Webinaarin tarkoitus määrittää aiheen näkökulman, sisällön ja kohderyhmän. Tarkoitus myös määrittää webinaarin jälkeen mitattavia asioita.

Webinaarien alkuvaiheessa geneerisen aiheen valitseminen voi helpottaa yleisön keräämistä kasaan. Kun olet harjaantunut webinaareissa, voit valita yksityiskohtaisempia aiheita.

2. Kohderyhmä

Kohderyhmäsi on vahvasti sidottuna webinaarin tarkoitukseen. Jos pidät webinaarin asiakkaillesi, näkökulma ja sisältö eroaa huomattavasti siitä jos taas pidät webinaarin potentiaalisille asiakkaille, jotka vielä miettivät ostopäätöstään.

Asiakkaille suunnatussa webinaarissa voit jakaa yksityiskohtaisempaa informaatiota, joka tuo arvoa asiakkaillesi, jotka ovat jo tietoisia tuotteistasi tai palveluistasi. Yksityiskohtien ja tuotteiden erityisominaisuuksien esiintuominen ovat hyvä tapa tuottaa arvoa asiakaswebinaareissa. Muista kuitenki pitää sisältö tarpeeksi kevyenä ettei webinaarista tulee puuduttavaa seurata.

Prospekteille ja potentiaalisille asiakkaille suunnatussa webinaarissa voit esitellä tuotteidesi ja palveluidesi ominaisuuksia, joilla saat houkuteltua heitä asiakkaiksi. Älä kuitenkaan paljasta liikaa.

Et myöskään halua karkottaa ihmisiä sukeltamalla liian syvälle aiheeseen. Yrityksestäsi kiinnostuneet kaipaavat inspiraatiota omaan arkeen, vinkkejä omaan työhön ja he rakentavat vielä luottamusta kanssasi.

3. Asiantuntijat

Kun tiedät kohderyhmäsi, voit miettiä, keitä asiantuntijoita pyytäisit yrityksestäsi puhumaan valitusta aiheesta. Vaikka vastuullasi olisikin järjestää organisaatiosi webinaarit, älä yritä tuottaa kaikkea itse. Katsojat kyllästyvät, jos joka webinaarissa on sama puhuva pää. Yritä saada mukaan vierailijoita yrityksestäsi tai kumppaneistasi jakamaan asiantuntijuutta webinaareissa.

Tee aina varasuunnitelma kaiken varalle. Lyhyelläkin varoitusajalla voi tulla perumisia vastaan ja esimerkiksi webinaarin puhuja voi sairastua. Kuka tuuraa, jos asiantuntija ei pääsekään osallistumaan webinaariin?

Asiantuntijaa valittaessa, mieti kuka voisi tietää aiheesta paljon ja voisi kertoa aiheesta kiinnostavasti. Ota myös huomioon heidän esiintymistaitonsa:

  • Millaiset puhetaidot esiintyjällä on?
  • Osaako esiintyjä kertoa aiheesta innostavasti?
  • Kykeneekö esiintyjä vastaamaan yleisökysymyksiin ilman ennakkovalmistelua?

4. Sisältö

Webinaarin sisältöä pohdittaessa käytä hyödyksesi eri lähteitä: seuraa millaisia webinaareja muut yritykset sekä organisaatiot järjestävät ja kerää ideoita kollegoiltasi, jotka työskentelevät asiakkaiden kanssa. Mieti, miten sinun yrityksesi kädenjälki näkyisi webinaareissa ja käytä sopivia käytännön esimerkkejä, joilla voit tuoda aiheesi eloon.

Webinaaria varten tulisi koostaa yksi selkeä esitysmateriaali. Rakeiset kuvat, sekalaiset fontit ja liian täynnä olevat diat eivät kuulu selkeään webinaariesitykseen. Parhaissa webinaariesityksissä on vähän tekstiä tai jopa pelkästään kuvia, jotka kertovat mistä puhut. Tällä tavoin katsojat voivat keskittyä puheeseen eikä heidän katseensa turhaan harhaile esityksessä. Lisää esityksesi alkuun webinaarin rakenne jolloin katsojat tietävät, mitä on vielä tulossa. Monet saattavat webinaarin aikana tehdä myös muita työtehtäviä, joten katsojat saattavat keskittyä vain heille olennaisiin osioihin.

Maailmasta ei löydy niin hyvää puhujaa, jota ei auttaisi esityksen harjoitteleminen etukäteen. Suosittelemme ehdottomasti harjoittelemaan webinaarin läpivientiä kaikkien webinaaripuhujien kanssa.

Harjoittelun kautta pystyt myös arvioimaan paremmin webinaarin keston. On tärkeää, ettet lupaa tunnin webinaaria ja käytä vain 20 minuuttia - tai mene 20 minuuttia yli ajan.

Lianan webinaarien palautteen perusteella katsojat ovat olleet tyytyväisiä kun pysymme etukäteen ilmoitetussa aikataulussa. Webinaarin hyväksi kestoksi on todettu 30-45 minuuttia ja lopusta voit varata 15-20 minuuttia osallistujien kysymyksille.

Webinaarissa voi olla mukana myös useampia asiantuntijoita, jotka käyvät dialogia valitusta aiheesta. Harjoittelun avulla voidaan päättää, kuka puhuu missäkin vaiheessa. Harjoittelu auttaa myös välttämään päällepuhumista ja toisen vuorosanojan varastamista. Kaiken kaikkiaan webinaarin harjoittelu tuo webinaariisi ammattimaisen otteen ja voit esiintyä rentoutuneesti ja olla oma itsesi.

5. Alusta

Webinaarialustojen ominaisuudet määrittävät paljon, mitä kaikkea pystyt tekemään webinaarien aikana. Listasimme muutaman vaihtoehdon:

Näissä alustoissa on useita erilaisia ominaisuuksia ja rajoituksia webinaareille: osallistujamäärä, näytön jakaminen, vuorovaikutus yleisön kanssa, erilaiset paketit ja myös hinta. Siksi alustaa valittaessa tuleekin palata webinaarien tarkoitukseen. Mitkä ominaisuuksista ovat tärkeitä juuri sinun webinaareillesi?

  • Odotatko osallistujia kymmeniä, satoja vai jopa enemmän?
  • Tarvitseeko webinaarin puhujien osallistua eri paikoista?
  • Haluatko, että osallistujat voivat keskustella keskenään chatin kautta?

6. Laitteisto

Webinaarien järjestämiseen kaivataan muutamia laitteita, joten aikaa ja rahaa kannattaa investoida hyvän laitteiston hankkimiseen.

Video

Tarvitset webinaarin järjestämiseen kannettavan tietokoneen tai pöytäkoneen ja halutessasi voit käyttää tietokoneen omaa kameraa tai ulkoista webkameraa. Ulkoisen kameran etuina on, että sitä voi liikutella ja sillä saa näkymään enemmän taustaa. Kannettavan tietokoneen kamera on rajattu tiettyyn näkymään ja alhaalta päin suunnattu kuvakulma ei ole aina kovinkaan imarteleva.


Liana Technologies -webinaari käytännössä. Tässä näkymässä puhujat ovat esillä esitysmateriaalien lisäksi, jolloin webinaarista tulee persoonallisempi.

Joissakin tapauksissa sinulla saattaa olla esillä vain webinaarin esitysmateriaali. Webinaarin asiantuntijoiden ja puhujien esittely tuo kuitenkin persoonallisemman otteen. Useimmat alustat mahdollistavat sekä kameran että esitysmateriaalin näyttämisen yhtä aikaa.

Ääni

Äänen tai videon pätkiminen webinaarissa ärsyttää. Varsinkin silloin kun katsoja on varannut omaa aikaansa webinaariin osallistumiseen. Siksi webinaareissa tulisikin olla hyvä ääni ilman ylimääräisiä häiriöitä. Tästä syystä ulkoisen mikrofonin hankkiminen webinaareille on suositeltavaa.

Mikrofonia valittaessa ota huomioon laitteessa olevat asetukset ja valitse sellainen, joka sopii tiloihin, joissa aiot järjestää webinaareja.

Wi-Fi-verkko

Varmista, että sinulla on toimiva ja nopea verkkoyhteys. Jos olet epävarma Wi-Fi-verkon kattavuudesta, ota avuksesi langallinen verkkoyhteys. Langaton yhteys saattaa yllättäen katketa webinaarin aikana ilman ennakkovaroitusta.

Kun olet valinnut sopivan alustan ja hankkinut tarvittavan laitteiston, testaa eri ominaisuuksia, joita aiot käyttää webinaareissasi: vaihda näyttönäkymiä, testaa esitysmateriaalin toimivuutta ja klikkaa esitysmateriaalin linkkejä. Toisin sanoen, testaa niitä toimintoja, joita aiot tehdä myös webinaarisi aikana.

7. Markkinointi

Seuraavana askeleena on halutun kohderyhmän tavoittaminen, jotta mahdollisimman moni osallistuisi webinaariisi. Tämä on helppoa, jos kohderyhmäsi ovat olemassaolevat asiakkaat ja sinulla on heidän yhteystietonsa sähköpostilistassa. Integraatiot sähköpostimarkkinoinnin, markkinoinnin automaatiojärjestelmän, tapahtumanhallinnan ja webinaarityökalun välillä tekevät tästä entistä sujuvampaa.

Kun käyttämäsi työkalut tekevät yhteistyötä voit luoda webinaareihin osallistumisesta automatisoituja ketjuja tai kohdentaa kutsulistoja kohderyhmiesi mukaan.

Hyvän markkinoinnin automaatioalustan avulla on helppo tunnistaa, mistä aiheista asiakkaasi tai prospekti voisi olla kiinnostunut ja missä vaiheessa ostopolkua he ovat: etsivätkö he jotain uutta vai haluavatko he lisää olemassaolevaan palveluun tai tuotteeseen? Voit kasvattaa ROI:ta kohdentamalla webinaareja niille, jotka ovat osallistuneet niihin aikaisemmin tai ehkä jopa niille jotka jättivät osallistumatta.

Jos järjestät webinaarin potentiaalisille asiakkaille, sinun täytyy tavoittaa heidät jollain tapaa. Sinulla voi olla erilaisia tapoja kuten sosiaalinen media tai displaymarkkinointi. Kohderyhmästäsi riippuen voit kokeilla muun muassa seuraavia keinoja: 

  • Facebook Ads
  • LinkedIn Ads
  • Google Display Ads
  • Instagram Ads

Voit kohdentaa mainontaa halutulle kohderyhmälle.


Liana Technologies on käyttänyt sosiaalisen median mainontaa webinaarien markkinoinnissa.

Muista lähettää selkeä ohjeistus osallistumisesta ennen webinaaria. Näin vältyt kysymysten tulvalta ja varmistat, että katsojat pääsevät katsomaan webinaarisi. Kerro ohjeistuksessa, miten ja milloin webinaariin voi liittyä sekä tuleeko katsojien asentaa jotain ohjelmistoja omalle laitteelleen.

8. Webinaarin aikana

H-hetki on saapunut ja olet valmis pitämään webinaarisi. Nyt on aika käydä etukäteisvalmistelut vielä vaihe vaiheelta läpi.

Jos tapahtumapäivänä ilmenee jotain teknisiä ongelmia esimerkiksi ilmoittautumislinkkien kanssa, varmista, että joku kollegoistasi pystyy vastaamaan katsojien esittämiin pyyntöihin. Kun webinaari on alkamaisillaan, sinulla ei ole aikaa yksin selvittää teknisiä ongelmia.

Välttääksesi päällekkäisyyksiä, erityisesti suuremmissa organisaatioissa, joissa useammalla on pääsy webinaarityökaluun, merkkaa webinaarit etukäteen organisaatiosi tapahtumakalenteriin. Keskity yhteen webinaariin kerrallaan ja vältä päällekkäisten tapahtumien järjestämistä. Tarkista samalla myös, miltä kilpailijoidesi tapahtumakalenterit näyttävät. Varmista, että  erottaudut joukosta, etkä hautaudu muiden webinaarien joukkoon.

Päätä, miten käyt läpi yleisöltä tulleilta kysymyksiä. Voit varata aikaa kysymysten läpikäyntiin webinaarin loppupäästä. Tai voit vastata niihin tarvittaessa jo webinaarin aikana. Päätä myös kuinka vastaat katsojille, joiden kysymyksiin et ehdi webinaarin aikana vastaamaan.

Tarkista tekniset asiat etukäteen useamman kerran mielellään hyvissä ajoin ennen webinaarin aloitusta. Puolessa tunnissa ehdit hyvin tarkistamaan, että kaikki toimii tai ehdit korjaamaan mahdolliset ongelmat ennen aloitusta.

Tarkista käyttämäsi kamera, mikrofoni ja esitysmateriaali. Jos valitsemassasi webinaarialustassa on tallennusmahdollisuus, tarkista että tallennus on päällä kun aloitat esityksen.

Nyt hengitä syvään ja rentoudu. Hymyile. Klikkaa aloitusnappia ja toivota katsojat tervetulleeksi. Loput jo tiedätkin, koska olet harjoitellut esitystä etukäteen.

----------

Lopuksi kiitä katsojia heidän ajastaan ja kerro mitä webinaarin jälkeen tapahtuu. Voit kertoa, mitä webinaarin jälkeen on odotettavissa jo webinaarin aluksi, jotta he jotka joutuvat lähtemään aikaisemmin ovat myös tietoisia tulevista askeleista. Päätä webinaari (ja tallennus) ja varmista, että kaikki on sammutettu ennen kuin kommentoit mitään ääneen – oli se sitten positiivista tai negatiivista.

9. Webinaarin jälkeen

Palataan vielä hetkeksi ensimmäiseen kohtaan eli webinaarin tarkoitukseen. Oli tarkoitus sitten lisätä myyntiä, tarjota lisäarvoa asiakkaile tai tarjota inspiroivaa sisältöä, ota aina yhteyttä webinaariin osallistuneisiin katsojiin. Yhteydenottotapa voi vaihdella. Ota huomioon, että "Kiitos osallistumisesta" -viestit saavat usein hyvän avausprosentin, joten hyödynnä tätä mahdollisuutta.

Voit lähettää katsojille palautekyselyn, jos haluat tietää miten webinaari onnistui ja mitä voisit kehittää tulevaisuudessa. On järkevää käyttää numeerista asteikkoa, kuten "Kuinka hyvin onnistuimme asteikolla 1-5", jotta voit laskea keskiarvon raportointia varten.

Mieti, keiden kanssa haluat jakaa webinaaritallenteen. Kaikille näkyvä Youtube-video poistaa tapahtuman tunnun ja tekee webinaarista pelkän videon. Joissakin tapauksissa kaikille avoin tallenne voi olla sopiva vaihtoehto mutta erityisesti vuorovaikutus katsojien kanssa tekee webinaareista ainutlaatuisia. Lisäksi kohdeyleisön rajaaminen voi lisätä webinaarin haluttavuutta.

Voit lähettää webinaarin jälkeen uutiskirjeen, jossa on mukana webinaaritallenne, aiheeseen liittyviä artikkeleita tai oppaita ja webinaarin palautekysely. Voit myös miettiä joillekin asiakkaille soittamista, jos heillä oli paljon aiheeseen liittyviä kysymyksiä.

Käy myöhemmin saamasi palaute läpi ja ota siitä opiksesi. Olemme huomanneet, että yksi parhaista kysymyksistä on aihetoiveet. Katsojien palautteiden pohjalta voit kehittää webinaarejasi entistä laadukkaammaksi. Tässä vaiheessa onkin aika suunnittella jo seuraavaa webinaaria!

Mutta ennen kuin menet, ota vielä alla oleva muistilista talteen.

Katso englanninkielinen webinaarimme onnistuneista uutiskirjeistä

Tilaa uutiskirjeemme

Liity yli 34 000 markkinoijan joukkoon saadaksesi digimarkkinoinnin viimeisimmät kuulumiset suoraan sähköpostiisi.